As empresas produzem uma grande quantidade de informações diariamente. Elas estão relacionadas às vendas, estoque, financeiro, enfim, são dados que se transformam em um verdadeiro “mapa do tesouro” quando utilizados de forma correta.
Com uma concorrência acirrada e um mercado cada vez mais saturado, empresas precisam estabelecer sua posição no mercado, a fim de consolidar suas operações, já que as incertezas são presentes na rotina de qualquer empreendedor.
No entanto, no dia a dia das atividades da organização é comum gestores se depararem com problemas operacionais, como falta de recursos, e terem que tomar decisões certeiras, agindo com cautela e inteligência.
Para ajudá-lo nesse processo é possível contar com o auxílio dos relatórios gerenciais e análises gerenciais. Ficou curioso sobre o tema e quer saber mais? Continue a leitura e construa mais uma vantagem competitiva para seu negócio. Vamos lá?
O que você vai encontrar neste artigo:
Como elaborar relatórios gerenciais?
Relatórios e análises gerenciais auxiliam na realização de um diagnóstico empresarial eficiente, no estabelecimento e adequação dos processos, na estruturação de projetos estratégicos e na implementação de ferramentas tecnológicas para o alcance de todos esses objetivos.
Mas como elaborar relatórios gerenciais? Independentemente do objetivo de um relatório, algumas etapas devem ser seguidas. Vejamos quais são elas.
Defina o objetivo
Definir, com clareza, os objetivos do relatório gerencial é o primeiro passo para sua elaboração. Isto é, ele precisa ser conciso para ajudar a absorver todas as informações necessárias.
A definição do objetivo é o ponto de partida para a execução do relatório gerencial. Embora a lista possa ser extensa, é preciso definir aqueles que são mais importantes, como das áreas de controle, financeiro e orçamentário.
Descreva o contexto
O contexto nada mais é que o problema identificado. Ou seja, é o item que representa a necessidade de elaborar um relatório gerencial. Ele precisa ser o mais específico possível, o foco deve ser no problema e não na solução.
Nessa etapa, faça um levantamento das possíveis perguntas: qual é o problema? Como ele foi detectado? Como ele afeta a empresa? Quais efeitos são causados por ele?
Apresente o conteúdo
O conteúdo tem relação direta com o objetivo definido. Quais são as informações relevantes para aquele relatório específico? Assim, se o objetivo do relatório for realizar um comparativo dos resultados dos últimos anos, as informações precisam seguir esse mesmo formato.
É importante lembrar que informação demais pode não ser uma escolha correta, caso contrário o documento pode ficar confuso e não ajudará no alcance do seu objetivo maior: a tomada de decisão rápida e acertada.
Sobre o formato
O formato é a maneira como será apresentado o relatório. Eles precisam ser simples e transparentes, de modo que o público consiga entender a informação em questão.
Por exemplo, o formato de um relatório depende muito do usuário que a informação será destinada. Se for para um fundo de investimento ou para um CEO da empresa, os dados apresentados precisam ser bem completos, com preferência para um formato mais estruturado.
Caso o relatório seja destinado para a equipe de colaboradores, a fim de apresentar os resultados de vendas, o formato pode ser mais claro e direto.
Quais são os tipos de relatórios gerenciais?
Existem diversos tipos de relatórios e análises gerenciais, por isso, a definição de um objetivo se torna tão importante. É a partir dele que será possível definir qual tipo de relatório que deve ser elaborado.
Por meio dos relatórios e análises gerenciais é possível ter uma visão mais ampla do negócio, inclusive, em relação à produtividade individual de cada funcionário. Vejamos, de forma específica, alguns tipos de relatórios e análises gerenciais.
Relatórios financeiros
Os relatórios e análises gerenciais financeiros é um dos documentos mais utilizados pelas empresas em geral. Tais documentos abordam informações de fluxo de caixa, custos, investimentos, orçamento e inadimplência, por exemplo.
São relatórios que refletem o quanto de recursos a empresa dispõe, como eles serão utilizados e a melhor forma de empregá-los. Por meio deles é possível enxergar com clareza a situação financeira e orçamentária da companhia, analisar se existe viabilidade para a realização de novos investimentos e verificar se o caixa está preparado para arcar com as despesas futuras.
Fazer a análise dos relatórios financeiros permite que o gestor mantenha o acompanhamento devido do caixa da empresa, possibilitando a identificação de possíveis problemas de falta de capital para arcar com projeções futuras.
Relatório de satisfação do cliente e do colaborador
O relatório de satisfação tem duas vertentes: a satisfação do cliente e a do colaborador.
O primeiro caso é aquele em que conta com a opinião dos clientes sobre determinado produto e/ou serviço oferecido. Já no segundo caso, as empresas focam em atender a satisfação dos funcionários no ambiente organizacional.
Ambos os tipos oferecem ao gestor insights para melhorar o desempenho da equipe e otimizar a qualidade do que é oferecido aos clientes.
Relatório de crescimento
Os relatórios de crescimento se destinam a apresentar o desenvolvimento dos vários setores da empresa ou, até mesmo, do negócio como um todo.
Por meio dele são levantados número de clientes e engajamento, de leads, de vendas e produtos disponíveis, do patrimônio da empresa, dentre outros aspectos importantes.
Esse tipo de relatório é considerado um dos mais complexos, pois analisa a evolução do empreendimento de uma forma geral, comparando períodos e variações de orçamento.
Relatório de vendas
Saber ao certo se determinado período teve crescimento ou queda nas vendas pode ser a chave para descobrir movimentos sazonais do mercado, e se preparar para aproveitá-los nos anos seguintes.
Esse relatório é bastante útil para ter maior controle do estoque, para conhecer os produtos mais vendidos, o quanto cada cliente gasta na empresa e quais itens podem ser retirados de circulação.
Qual a importância dos relatórios gerenciais para a gestão estratégica?
Os relatórios gerenciais são fundamentais para a mensuração e o gerenciamento dos resultados de uma empresa. A partir deles é possível colher uma série de informações, como a situação financeira do negócio, a identificação de gastos desnecessários e, até mesmo, a avaliação e análise de produtos que têm maior demanda.
Os relatórios proporcionam decisões estratégicas baseadas em números, essa é a verdade. Diante da importância dos relatórios gerenciais para a manutenção e o bom desenvolvimento das empresas, é importante também investir em ferramentas tecnológicas que ajudem no processo de elaboração de cada um desses documentos.
Os relatórios gerenciais e análises gerenciais são importantes instrumentos no processo de tomada de decisão, por isso, não podem ser deixados de lado. Por meio deles, você conseguirá melhorar a sua tomada de decisão, realizando investimentos precisos que vão ajudar a sua empresa crescer.
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