Engajar clientes no processo de consultoria

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Como engajar os clientes no projeto de consultoria

Engajar os clientes no projeto de consultoria é fundamental para alcançar bons resultados e garantir que as metas estipuladas no processo de consultoria continuem sendo atingidas mesmo em longo prazo, haja vista que há uma relação entre o nível de envolvimento que as pessoas têm com as atividades com o bom desempenho do consultor.

No artigo de hoje, vamos falar mais sobre a importância de conquistar o engajamento, quais são os principais desafios e quais ações podem ser tomadas para que isso se torne possível. Continue acompanhando a leitura e saiba mais!

Qual é a importância de engajar os clientes e equipes no projeto?

Engajar os clientes e equipes é sinônimo de desenvolver neles a percepção de que os melhores resultados estão sendo atingidos com o esforço de todos e que existe reconhecimento pelo trabalho. Dessa forma, cria-se uma sensação de adequação e conexão com as atividades.

Engajar os clientes

A principal vantagem disso é que todos se empenham ao máximo para atingir um desempenho superior, além de garantir que o bom resultado financeiro e econômico se mantenha também em médio e longo prazo, e não só no imediato.

Quais são os desafios de alcançar o engajamento?

Essa prática requer envolvimento das pessoas do projeto, e não apenas a motivação relacionada a ele. Seguindo esse raciocínio, é fácil perceber que conseguir essa dedicação não é uma tarefa fácil. Entre as principais dificuldades encontradas, podemos citar:

  • ter a aderência de todos os envolvidos;
  • mostrar valor mesmo antes do resultado final;
  • manter o empenho mesmo quando algumas questões fogem do planejado ou não retornam com o desempenho esperado.

Como isso pode ser feito?

Existem algumas formas para que o consultor engaje as equipes no processo de consultoria:

Envolva os líderes de forma ativa

Os consultores dificilmente dão conta de desenvolver um projeto sem algum tipo de ajuda das equipes da empresa contratante. Isso quer dizer que os clientes precisam se envolver ativamente no projeto, enviando relatórios, mapeando processos, apontando erros, entre outros.

O que faz diferença é a forma como as equipes são inseridas nesse trabalho. Sendo assim, o ideal é valorizar o trabalho e transmitir a ideia de que o projeto só pode ser bem realizado se houver a participação de todos. Dessa forma, torna-se possível garantir um compromisso maior dos profissionais. É importante, portanto, integrar as pessoas nas decisões — principalmente em mudanças.

Sendo assim, delegue tarefas diretamente e explique os prazos e os motivos por que tal ação é importante.

Forneça uma visão ampla sobre o projeto

Outro aspecto que pode engajar os clientes é fornecer uma visão a respeito dos objetivos, avanços, dificuldades e sucessos do projeto ao longo da execução. Isso ajuda a fazer com que cada pessoa conheça bem o papel.

Além disso, vale a pena oferecer autonomia para que as pessoas realizem as atividades e tenham maior controle sobre o trabalho. Isso ajuda a aumentar a motivação e o comprometimento, gerando um senso de responsabilidade sobre as tarefas.

Para que isso ocorra, faça uma apresentação geral sobre o projeto, mostrando, de forma resumida, os principais aspectos e o que se espera da jornada.

Mostre o valor do trabalho e os resultados possíveis

Um dos obstáculos para manter clientes e equipes completamente engajados o tempo todo é a falta de perspectiva em determinadas etapas. Em outras palavras, as pessoas ficam mais motivadas quando visualizam o resultado imediato dos esforços empregados.

Entretanto, em algumas fases do projeto, existe muito trabalho e as entregas ficam mais distantes, o que pode fazer com que os times envolvidos tenham certa dificuldade de compreender a importância do trabalho que está sendo feito no momento.

Sendo assim, é papel dos responsáveis pelo projeto mostrar qual é o valor das atividades e quais serão os possíveis resultados caso a execução seja feita dentro do que foi planejado inicialmente.

Para isso, vale a pena fazer reuniões e expor quais ações levam a certos resultados. Pode-se criar um quadro mostrando a situação atual (ações necessárias) e a perspectiva depois da conclusão (desempenho esperado). Assim, as pessoas passam a ter uma visão mais crítica sobre o valor de cada tarefa.

Por exemplo, em uma implantação de um Software de Gestão Orçamentária na empresa, todos os níveis hierárquicos precisam ter um envolvimento no projeto. A Diretoria precisa estipular as premissas orçamentárias e apoiar o processo, os gestores das áreas precisam criar os seu próprio orçamento e a Controladoria precisa desempenhar um papel de conselheira para as áreas e direcionar o processo para que o orçamento fique de acordo com as premissas estabelecidas. Ou seja, para que o orçamento seja um sucesso, todos os envolvidos precisam estar engajados.

Desenvolva e forneça métricas para acompanhamento

Oferecer feedbacks constantes também é uma excelente maneira de deixar as pessoas cientes do trabalho que estão realizando e de como contribui para o projeto.

Uma das formas de garantir esse acompanhamento é definindo métricas e indicadores de desempenho que ajudam a monitorar a evolução do projeto. Portanto, considere fornecer boletins periódicos — partes de um processo de comunicação eficaz —, que podem tornar as equipes mais produtivas.

Entre as métricas que podem ser acompanhadas, estão:

  • nível de serviço (percentual de atividades entregues no prazo);
  • custos x orçamento;
  • quantidade de problemas solucionados x quantidade de readequações necessárias.

Engajar os clientes na consultoriaEscute o que as pessoas têm a dizer

Por falar em comunicação, ela deve ser clara, objetiva, fluida e, sobretudo, uma via de mão dupla. Isso quer dizer que é importante ouvir os clientes, saber o que eles têm a dizer sobre o projeto e agir sobre os feedbacks que foram fornecidos por eles.

Prestar atenção a essas necessidades pode se tornar uma grande oportunidade de aprender, encontrar novas soluções e meios mais eficientes de executar tarefas. Esse processo é ainda mais importante quando se trata do know-how de profissionais que possuem mais experiência e conhecimento sobre o tema em questão.

Contudo, não basta apenas ouvir. O ideal é também colocar em prática as questões pertinentes e viáveis para o andamento do projeto. Assim, os clientes sabem que as opiniões são realmente consideradas e passam a se comprometer ainda mais com as tarefas.

Portanto, solicite feedbacks dos envolvidos e demonstre que está aberto a receber sugestões e críticas a respeito dos processos.

Reconheça os sucessos

Por fim, outro processo importante na hora de engajar os clientes e equipes é apresentar os resultados satisfatórios a cada etapa finalizada. Se no início é importante dar uma perspectiva sobre o trabalho que será executado, o ideal é apresentar, a cada fase, o desempenho construído com os esforços de todos. Assim, as pessoas conseguem ver que todo o empenho foi recompensado com um resultado satisfatório.

Para isso, faça reuniões — que podem ser realizadas a cada conclusão de etapa, por exemplo — e exponha os resultados, mostrando como a contribuição de cada um ajudou a alcançar o desempenho esperado.

Por outro lado, também é interessante mostrar as dificuldades que vão surgindo ao longo do projeto e envolver as equipes na busca de soluções, investindo cada vez mais na integração e no comprometimento dos profissionais.

Engajar os clientes no projeto de consultoria é importante não só para conquistar uma participação mais ativa, mas também para que eles percebam como os processos funcionam e saibam dar continuidade ao resultado obtido mesmo depois de finalizado, garantindo que os benefícios continuem sendo bem aproveitados.

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