A matriz GUT é uma ferramenta muito utilizada pelas empresas e pelos consultores na hora de priorizar os problemas que devem ser acatados pela gestão, com intuito de analisar e definir a prioridade que as atividades devem ser desenvolvidas e processadas.
Para você que já trabalha com essa ferramenta, vamos explicar as aplicações da matriz, listar os três elementos que estão dentro da sigla e explicar o que cada um deles representa. Em seguida mostraremos como montar uma matriz GUT, que será o principal foco do nosso post. Então, se você se interessou pelo assunto, continue com a gente!
O que você vai encontrar neste artigo:
1. O que é a Matriz GUT
A matriz GUT é muito importante quando falamos em gestão de problemas dentro de uma organização, além disso, ela é bastante eficaz, mesmo sendo simples em sua manutenção e seu desenvolvimento.
Ela é uma ferramenta que auxilia na priorização de resolução de complicações, a matriz classifica cada adversidade que seja relevante para sua empresa de acordo com os seus elementos: gravidade, urgência na sua solução e pela tendência que ele possui em piorar.
A maior vantagem proporcionada a um consultor ou gestor que faz a utilização da matriz GUT, é que ela auxilia na hora da avaliação dos problemas de sua organização, de forma quantitativa. Tornando possível, medidas preventivas e corretivas para solucionar as adversidade.
2. Quais seus elementos e o que eles representam
Não existe nenhum segredo em relação a matriz GUT, os elementos essenciais dessa ferramenta de gestão estão interligados com três características que dão classificação a um problema, são eles:
2.1 Gravidade
É analisada levando em consideração a intensidade do impacto que o problema pode vir a causar caso ele não seja solucionado. Esses danos podem ser avaliados de forma quantitativa ou até mesmo qualitativamente.
É válido lembrar que um problema de gravidade alta pode levar sua empresa à falência, perda de clientes ou até mesmo causar danos à imagem que sua organização possui no mercado. De forma quantitativa, a gravidade que um transtorno pode gerar para sua entidade pode ser classificado em graus de 1 a 5:
- sem gravidade;
- pouco Grave;
- grave;
- muito grave;
- extremamente grave.
2.2 Urgência
A urgência é medida com foco na pressão do tempo que você possui para solucionar determinado momento. Ela leva em consideração o prazo que existe para resolver um problema. Empecilhos urgentes são aquelas complicações em que a data de solução é definida pelo cliente ou então por leis.
De forma qualitativa e quantitativa, a urgência de um problema pode ser classificado entre 1 a 5, sendo:
- pode esperar;
- pouco urgente;
- urgente;
- muito urgente;
- solução imediata.
2.3 Tendência
Esse elemento é analisado a partir de um padrão de tendência em que uma situação ou problema evolui, considerando o desenvolvimento que ele terá se não houver uma ação com intuito de solucioná-lo.
Um potencia contratempo, é aquele que apresenta uma grande probabilidade de crescimento da adversidade com o passar do tempo. De forma qualitativa e quantitativa, a tendência de um problema pode ser classificado entre 1 a 5, sendo:
- não mudará;
- piorará com o passar do tempo;
- piorará a médio prazo;
- piorará a curto prazo;
- piorará muito rapidamente;
3. Como montar uma matriz de prioridade — GUT
Conhecendo todos os conceitos dos elementos de uma matriz GUT, o próximo passo é montar a sua. Sua aplicação é dividida em quatro etapas e é preciso passar por todos eles para que ela seja totalmente eficaz. Confira!
3.1. Identificar os problemas ou causas
A primeira etapa é identificar e listar todos os problemas e pontos que estão relacionados às atividades ou processos que você deseja avaliar. Todas as adversidades que estão presentes dentro de sua empresa devem levar m conta os critérios levantados acima: gravidade, urgência e tendência.
Uma dica valiosa é: liste todos os problemas em uma tabela, faça uma breve descrição sobre cada um, para que assim não haja nenhum erro de interpretação.
3.2. Pontuar os problemas
Esta é uma etapa muito importante. É hora de pontuar todos os problemas levantados de acordo com as qualificações levantadas com base em cada elemento da matriz GUT.
Essa pontuação dará origem ao que chamamos de cálculo da matriz GUT — GxUxT. O maior fator de prioridade de um problema é 125, sendo assim, este terá um maior grau de prioridade na hora de solucionar as complicações.
3.3. Classificar os problemas
Após a identificação, a listagem e a pontuação de cada problema, é hora de classificá-los quanto a prioridade de solução. Essa especificação é realizada para o ordenamento das adversidades na matriz pode ser definida por meio de um ranqueamento, vindo do cálculo da matriz GUT.
3.4. Definir os planos de ação
Agora que você já possui os problemas listados e ordenados de acordo com sua pontuação de prioridade, é hora do próximo passo. Os planos de ação para solucionar esses empecilhos serão realizados de acordo com cada prioridade de cada imbróglio, e devem ser realizados de cima para baixo.
É válido lembrar que cada plano de ação deve ser definido com os colaboradores de cada setor responsável.
4. Uma matriz de prioridade (GUT): um exemplo prático
Nada como um exemplo para deixar tudo bem esclarecido. Então, vamos lá: o Consultor da empresa A precisa resolver alguns problemas que, após terem sido listados, foram colocados na Matriz GUT.
Ao analisar a Matriz de GUT, o Consultor conseguirá levar para a diretoria o fogo que precisa ser apagado primeiro, que aqui no caso é a Planilha Orçamentária ineficiente.
Após ter comprovado os pontos negativos de uma planilha para o orçamento, e depois de o problema ter sido considerado extremamente grave, urgentíssimo e com altíssima tendência a piorar, a Empresa A adotará uma solução para Gestão Orçamentária, que inclusive ajudará a solucionar problemas como falta de controle do fluxo de caixa.
5. Conclusão
A matriz GUT certamente é uma ferramenta que ajuda muito as empresas de administração e é mais importante ainda para auxiliar consultores. Ela auxilia o consultor na hora de definir as prioridades para solucionar seus obstáculos ou até mesmo para priorizar as tarefas que devem ser realizadas. Uma organização bem feita pode ajudar muito um profissional a otimizar tempo e solucionar problemas com maior agilidade.
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