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GTD: como aplicá-lo para conseguir maior produtividade

Com certeza tempo e produtividade são algumas das maiores preocupações dos consultores de gestão, já que precisam atender os clientes, passam horas viajando e ainda ter momentos de lazer e descanso. Para ajudar os consultores a solucionarem esses problemas, existe uma ferramenta bastante eficaz, o GTDGetting Things Done”.

Ser produtivo e ter tempo sobrando na agenda não é uma realidade da maioria dos profissionais. Seja por motivos como falta de organização ou foco, procrastinação de tarefas, a falta de produtividade pode atingir diretamente uma equipe de trabalho e pode acabar também comprometendo o rendimento da empresa.

O GTD é uma metodologia de organização que detém como objetivo principal fazer com que as pessoas façam mais e aliviem o estresse devido ao acúmulo exagerado de informações.

Está interessado em saber mais sobre como essa metodologia de trabalho pode auxiliar positivamente você e sua equipe? Então, continue com a gente e saiba como o GTD pode melhorar a sua vida!

O que é GTD “Getting Things Done”?

O Getting Thongs Done ou tratando como sigla GTD, é uma metodologia que tem como objetivo ensinar as pessoas a ter uma maior produtividade sem ter muito estresse, ou seja, fazer acontecer. O criador dessa famosa metodologia é o consultor David Allen.

O GTD é bastante objetivo e simples de ser seguido, porém exige extrema disciplina. As metas são: estabelecer tarefas e prioridades; criar rotinas e criar padrões e processos que possibilitem uma gestão.

Assim, as pessoas conseguem eliminar de uma vez por todas as distrações mentais e conseguem focar naquilo que deve realmente ser feito, o seu trabalho. O método pode até parecer ser desafiador, mas se você criar o hábito, os resultados serão visíveis.

Como funciona esse método?

Para implementar esse método, é necessário seguir um passo a passo que é dividido em 5 etapas, ou 5 fases interdependentes, ou seja, você precisa realizar cada uma das etapas em ordem para que possa seguir adiante.

Veja como funciona:

1. Coleta/captura

lista

Faça algumas listas, sejam elas no computador ou em bloco de notas, coloque tudo que precisa ser feito, todos os projetos — tanto presentes quanto os futuros — e também todas as ideias e informações que você possui.

Essa é a hora que você utiliza para esvaziar toda sua mente, colocar todas as suas tarefas e deveres na ponta do lápis.

O objetivo principal desta etapa é que você tenha em mãos um meio acessível para que, se for necessário, você possa fazer algum acréscimo ou alteração de informação.

2. Processamento

Agora é a hora em que você deverá ler e analisar de forma cautelosa todas as tarefas que foram registradas em suas listas, para saber como elas se tornarão ações.

Um exemplo: ao invés de escrever “melhorar o resultado financeiro”, você deve tentar explorar mais a ideia, como “estruturar o Fluxo de Caixa” ou, então, “implantar a Gestão Orçamentária”.

Após você ter uma clareza maior sobre suas ações, é necessária uma organização para que você possa cumpri-las.

Você deve pensar se essa ação pode ser ou não resolvida em minutos. Então, resolva e faça imediatamente. Postergar tarefas simples e rápidas podem acabar te atrapalhando.

Essa tarefa pode ser delegada? Se sim, não perca tempo, passe a responsabilidade para outra pessoa o mais rápido possível.

Se caso você não puder resolver uma ação naquele momento, mova a tarefa para outra lista, mas lembre-se de atrelar um novo prazo a ela, pois caso não tenha data para que ela seja solucionada, pode fazer com que ela seja esquecida.

​3. Organização

De acordo com as respostas que você adquiriu a partir das perguntas para as ações no item anterior, você irá separar e categorizar as tarefas diferenciando elas por prioridade e prazos.

Agora é um momento de bastante atenção, pois a pessoa terá uma visão mais ampla sobre tudo que precisa ser resolvido de imediato e no futuro.

4. Execução

Agora é a hora de tirar os projetos do papel e começar a fazer. Se você conseguiu se organizar seguindo os passos 1, 2 e 3, já sabe o que realmente precisa ser feito e você deve fazer todas as tarefas sem interrupções.

Esse passo é importantíssimo para que você tenha sucesso com a utilização desta metodologia, logo, é importe ter foco.

Atenção: se uma tarefa for muito demorada e poder atrapalhar as outras, ela deve ser dividida em mini tarefas, para ser solucionada por partes.

5. Revisão

Quinta e última etapa. Se você está aqui, é porque conseguiu cumprir com seus deveres. Agora é o momento em que você define as metas futuras. Estude sua lista e observe o que já pode ser constado na próxima semana.

Ações que não foram solucionadas devem ser reagendadas para a próxima semana, logo, é fácil concluir que a revisão deve ser feita semanalmente.

GTD

Quais vantagens o método GTD oferece?

O GTD é um recurso simples e de fácil aplicação, tem como objetivo melhorar a gestão de suas tarefas. Essa ferramenta pode ser utilizada por qualquer pessoa e não é necessária nenhuma tecnologia para aplicação.

No primeiro instante, o método exige bastante disciplina e paciência para que ele possa funcionar e fazer com que ocorra uma mudança nos hábitos.

Certamente com um esforço de sua parte e dedicação ao sistema de tarefas, você irá conseguir colher bons frutos, sendo mais produtivo e se sentindo mais aliviado em relação ao estresse do dia a dia tanto no trabalho quanto em casa, já que você não terá uma mente completamente preocupada com o que precisa ser feito. Utilizando o método GTD “Getting Things Done”, você organizará tudo. Então, agora é hora de colocá-lo em prática e melhorar sua qualidade de vida, tendo uma harmonia social e profissional.

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