Parte do trabalho do consultor de negócios envolve o planejamento de estratégias que se baseiam no conhecimento de mercado e nas características de cada cliente. Para que os resultados sejam eficientes, entretanto, você deve estabelecer métodos de priorização para executar primeiro o que é fundamental.
Mas como e por que fazer isso? Neste post, vamos explicar os métodos de priorização e sua importância para as empresas, além de apresentar 5 boas práticas para ajudar você a decidir o que é prioridade na sua organização. Então, continue a leitura e fique de olho!
O que você vai encontrar neste artigo:
O que são métodos de priorização e por que eles são importantes?
Métodos de priorização são ferramentas que permitem classificar diferentes itens em ordem de importância. Nas empresas, elas podem ser tanto matrizes de priorização de projetos (com prazo definido de execução) quanto matrizes de priorização de processos (atividades desempenhadas continuamente).
A principal utilidade dos métodos de priorização é auxiliar a tomada de decisão nas empresas. Elas permitem uma avaliação das necessidades de forma rápida, fácil e consistente, pois quantificam a decisão por meio de números. Além disso, podem ser adaptadas para diferentes situações, a exemplo de projetos, processos, serviços e atividades.
A identificação da prioridade é feita com base em critérios como urgência e importância. Dessa forma, os gestores podem saber quais projetos devem ser realizados primeiro, quais podem esperar sem prejuízos e aqueles que podem, inclusive, ser eliminados.
Quais são as boas práticas para estabelecer métodos de priorização?
Agora que você sabe o que são métodos de priorização e porque eles são importantes para empresas de diferentes portes e setores de atuação, confira a seguir 5 boas práticas para estabelecê-los em qualquer negócio.
1. Implementar uma cultura de feedback
Os feedbacks são importantes para avaliar as atividades desempenhadas e identificar o que deu certo, o que não funcionou e o que deve ser modificado para que os objetivos sejam alcançados.
Trata-se, portanto, de uma ferramenta relevante para estabelecer os métodos de priorização de forma mais eficiente. No Scrum, metodologia ágil de gestão de projetos, esse retorno tem grande importância.
O método indica que, a cada período de execução das etapas de um projeto, reuniões de feedback devem ser realizadas para reconhecer as atividades bem feitas, os erros e as necessidades futuras. Isso auxilia a definição de prioridades para as próximas etapas.
2. Investir na comunicação
Além dos feedbacks, é importante que a troca de outras informações aconteça de forma eficiente entre os diferentes setores da empresa. Dessa forma, as necessidades poderão ser identificadas e os resultados, visualizados mais facilmente.
Para isso, todas as partes interessadas nos projetos e processos devem ser envolvidas na decisão de priorização desde o início. Cada equipe deve apontar a urgência e o impacto de cada um deles em suas respectivas atividades.
Garantir que todos possam se expressar, utilizar linguagem adequada e mensagens claras e certificar que as mensagens foram compreendidas são algumas das boas práticas que devem ser adotadas para tornar a comunicação mais eficiente.
3. Empregar a metodologia GUT
A metodologia GUT utiliza uma matriz para classificar projetos e processos de acordo com os critérios de Gravidade, Urgência e Tendência — daí seu nome.
Primeiramente, a gravidade representa o impacto do problema a ser resolvido. A urgência se relaciona com o tempo disponível para a resolução. A tendência, por sua vez, representa a probabilidade de o problema crescer com o passar do tempo caso o projeto ou processo não seja executado.
Na hora de montar a matriz, você deve utilizar notas de 1 a 5. No valor mínimo, não há gravidade — o projeto pode esperar e a tendência é de que não mude enquanto isso. A nota 5 vai para aqueles projetos extremamente graves, que precisam de ação imediata e devem piorar rapidamente se não forem tratados.
4. Utilizar a metodologia RICE
A RICE é outra metodologia que pode ser utilizada para facilitar a priorização. Seu nome vem de Reach (Alcance), Impact (Impacto), Confidence (Confiança) e Effort (Esforço). Ela mede o impacto de cada tarefa no todo e permite que as prioridades sejam identificadas com base em pontuações encontradas por meio da fórmula abaixo:
R * I * C / E
O alcance (R) deve dimensionar quantas pessoas serão afetadas pelo projeto. O impacto (I), por outro lado, determina até que ponto cada pessoa é impactada em uma escala que varia de Impacto Mínimo (0,25x) a Impacto Massivo (3x).
A variável C representa o quanto você está confiante sobre os resultados. O valor pode variar da mínima confiança (20% ou menos) à alta confiança (100%). Por fim, o esforço (E) representa quanto tempo e trabalho será necessário, ou seja, a complexidade do projeto.
5. Ter uma visão sistêmica sobre a empresa
Ter visão sistêmica é importantíssimo para identificar as necessidades de cada área e hierarquizar prioridades que ajudem no cumprimento dos objetivos de curto, médio e longo prazo da empresa. Para isso, é necessário que tanto as metas da organização quanto de cada área sejam conhecidas.
Contar com um software de planejamento e controle orçamentário é fundamental para isso. Isso porque, além de tornarem o planejamento estratégico mais eficiente, eles também auxiliam no acompanhamento dos processos para garantir que todas as tarefas necessárias estão sendo executadas.
O sistema da Treasy, por exemplo, permite a realização do planejamento orçamentário e de projeções de cenários. Além disso, possibilita a geração de relatórios, gráficos e indicadores de desempenho para analisar se o planejamento está alinhado com as ações colocadas em prática.
Agora, você entende porque os métodos de priorização são importantes para auxiliar a tomada de decisões com base naquilo que é mais urgente e importante para a empresa. Como vimos, há algumas boas práticas a seguir para estabelecer métodos de priorização no negócio e, finalmente, os softwares de gestão são importantes para realizar o planejamento estratégico e para acompanhar os resultados.
Um software de planejamento é fundamental para identificar as prioridades na empresa. Está esperando o quê? Entre em contato conosco e saiba mais sobre o nosso Sistema de Gestão Orçamentária!