6 dicas incríveis para realizar reuniões produtivas

O alinhamento das expectativas de sócios e gestores está diretamente condicionado à existência de um elo comunicador objetivo e claro entre as equipes da empresa. Na prática, isso geralmente ocorre por meio da execução de reuniões produtivas entre funcionários-chave do negócio.

Dessa forma, as discussões formais pautadas nos temas de maior relevância à empresa, quando corretamente realizadas, auxiliam na resolução de problemas de modo estruturado e sistêmico por toda a equipe.

Assim, estatísticas, indicadores e outros dados pertinentes podem ser mais bem explorados e discutidos para que as alterações na empresa sejam aplicadas sem maiores resistências.

Quer conhecer 6 dicas incríveis para a execução de reuniões produtivas? Então, continue conosco neste post!

1. Defina quais serão as pautas discutidas

É primordial que os tópicos a serem discutidos sejam relevantes para a convocação de todos os membros-chave nesse encontro.

Assim, caso seja constatada uma queda significativa nos rendimentos de vendas em uma empresa de calçados, por exemplo, os gerentes incumbidos no cumprimento de metas (que não foram alcançadas) devem, obviamente, estar presentes.

O objetivo central é que o tempo das discussões seja despendido exclusivamente para os temas abordados, naquele momento considerados relevantes e de extrema urgência no cenário empresarial.

Nesse sentido, qualquer tópico desconexo ao proposto deve ser estrategicamente desestimulado pelo líder da reunião. Afinal, cada minuto conta e as discussões precisam, ao final, ser guiadas para resoluções tangíveis à equipe incumbida de melhorias.

2. Convoque somente funcionários-chave

Além das pautas estruturadas e bem definidas, a seleção dos colaboradores mais relevantes deve ser realizada de modo sistemático e objetivo.

Com base nas atribuições e competências dos funcionários, é preciso identificar quais deles estão diretamente inseridos no processo empresarial em discussão ou detêm conhecimentos técnicos propícios ao caso em debate.

Por exemplo: a convocação de analistas de TI para a discussão de temas jurídicos relativos a estratégias de resolução dos conflitos judiciais enfrentados pela empresa não soa, claro, minimamente pertinente.

Por outro lado, o convite dessa mesma equipe para discutir as vantagens de inclusão de um software de gestão na empresa é bastante adequado. Por isso, muitas vezes, a escolha dos participantes torna-se razoavelmente fácil de ser feita.

No entanto, as dificuldades nessa seleção podem ser maiores nos casos em que as pautas estejam atreladas ao trabalho de um grande número de colaboradores envolvido nas mesmas funções.

Nesse sentido, a identificação dos membros que efetivamente lideram o setor e a compreensão detalhada de quais informações podem ser apresentadas por cada um deles, conforme suas competências, podem facilitar essa escolha para a convocação.

3. Fique atento à adequação do local onde será ministrado o encontro

O cuidado com o ambiente onde são realizadas as reuniões é outro aspecto que faz toda a diferença nos resultados esperados.

Desse modo, o conforto e a quantidade de cadeiras disponíveis na sala, a ventilação adequada do espaço e a existência de toalete, por exemplo, são detalhes que podem influenciar diretamente a produtividade das reuniões.

Além disso, é importante adequar a sala destinada às reuniões de acordo com a modalidade de negócio e os perfis de funcionários existentes na empresa.

Por exemplo: o estilo e a organização da mobília inserida na sala de reunião de uma empresa de contabilidade, a princípio, não deveriam ser idênticos à de uma agência de publicidade. Afinal, ao contrário daquela baseada em métricas e indicadores, a resolução de questões apresentadas por este estilo de negócio perpassa por processos mais criativos e de brainstorming.

Assim, os móveis e recursos de apoio aos participantes precisam estar devidamente adaptados à realização de reuniões efetivamente produtivas para cada tipo de empresa.

4. Evite comportamentos hostis nas reuniões

Alguns colaboradores, quando convocados, sentem-se pouco confortáveis, porque, pela experiência, já preveem como será o andamento do debate. Afinal, nas discussões, alguns gestores e colaboradores de liderança comportam-se, muitas vezes, de forma mais agressiva perante os demais participantes.

Por esse motivo, o uso de sermões, ironias e, em casos extremos, gritos, é fortemente nocivo à produtividade das reuniões. Isso porque, além de desestimular o interesse dos colaboradores em opinar e interagir nas discussões, a produtividade na resolução de problemas torna-se mínima.

Em razão disso, a adoção de posturas tolerantes engaja toda a equipe de modo mais contundente sobre as decisões e medidas a serem tomadas ao término das reuniões. Isso ocorre pelo fato de o foco em colaboradores cativados, e não pressionados, facilita que compreendam melhor suas funções para o aprimoramento do cenário empresarial.

5. Ouça com atenção as pontuações sem interrupções

Ainda sobre a adoção de comportamentos mais gentis, que transmita motivação aos participantes para a superação dos desafios em pauta, a escuta é outro elemento-chave para a realização de reuniões produtivas.

O que precisa ficar bastante claro é que a compreensão com precisão dos levantamentos apontados por cada participante é o meio norteador para a definição, ao final das reuniões, de medidas e ações estratégicas a serem executadas pelas equipes.

Afinal, considerando que somente são convocados os membros que são capazes de apresentar e pontuar informações pertinentes à resolução de problemas do negócio, a escuta desses integrantes é requisito básico para o sucesso desses encontros.

Sem esquecer, mais uma vez, do fato de que a concessão do poder de voz inevitavelmente cativa os participantes nas reuniões, já que, assim, eles se sentem diretamente responsáveis pelo que afirmam e pelo que será ser realizado após esse encontro.

Por consequência, diante dessa compreensão, é possível que os líderes tracem um elo mais estável entre as informações levantadas pelos participantes, as dificuldades enfrentadas pelo negócio e as soluções propostas no término.

6. Lembre-se de documentar todo o andamento por meio de atas de reunião

Em regra, as discussões propostas devem ser direcionadas ao objetivo central das reuniões: definir alternativas ou novas metas devidamente estruturadas à resolução de problemas da empresa.

Nesse sentido, as ações e medidas a serem executadas por toda a equipe após esses encontros fazem parte do planejamento estratégico da empresa. Em razão disso, todas as discussões e entendimentos precisam ser registrados nas atas de reunião.

Isso porque, por vezes, diversas estratégias são elaboradas e incumbidas a muitos colaboradores. Por essa razão, a documentação permite maior controle e conhecimento de toda a equipe sobre os temas pertinentes, já tratados nas reuniões passadas.

Para isso, é importante que cópias dessas atas sejam cronologicamente arquivadas e disponibilizadas dentro das empresas em locais de fácil acesso por todos.

O planejamento estratégico das empresas, como se vê, depende diretamente da execução de reuniões produtivas, a fim de que a revisão e a atualização de metas corporativas sejam realizadas de acordo com as mudanças mercadológicas e do próprio cenário interno empresarial.

Sem o cuidado na realização desses encontros de forma objetiva, clara e sistêmica, toda a empresa perde. Afinal, a ocorrência de reuniões infrutíferas apenas gera o desperdício de tempo e energia de sócios, gestores e demais colaboradores.

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