O mapeamento de processos é a chave para o sucesso das organizações. Como você sabe, uma empresa é composta por inúmeros processos diários, que resultam tanto em produto final para o cliente quanto em meios para o gerenciamento organizacional.
Ocorre que, com o tempo, os processos acabam se tornando viciados e não acompanham mais as inovações que surgem no mercado. Além disso, sem uma base de comparação adequada, a sensação de que “tudo está bem” impera na empresa, quando não existem problemas específicos em relação aos processos. Continue a leitura e aprofunde-se no tema!
O que você vai encontrar neste artigo:
Será que está mesmo tudo bem?
Não necessariamente. Aliás, essa é uma grande armadilha: quase sempre, as maiores inovações surgem para a solução de pequenas questões, que aparecem na medida em que não há evoluções na forma de trabalho de cada empresa.
Nesse sentido, é sempre bom lembrar que o mercado é um agente em constante evolução, apresentando novas soluções a todo o momento, mesmo que para problemas rotineiros. Ou, às vezes, nem são necessários entraves: formas de trabalhar podem simplesmente se tornar defasadas, seja pelo surgimento de novas tecnologias, seja pela maneira mecânica com que passam a ser executadas.
Por isso mesmo, o mapeamento de processos é tão importante. É por meio dele que se pode identificar gargalos, sugerir soluções e otimizar os fluxos internos da organização, gerando mais eficiência e produtividade, culminando no bom atendimento aos clientes, na melhoria da imagem corporativa e na maximização dos lucros.
Como mapear processos?
Agora que você já sabe da importância de se fazer um bom mapeamento de processos, chegou a hora de falarmos mais especificamente sobre como fazê-lo. Por isso, preparamos um passo a passo para ajudá-lo a implementar essa atividade nas suas empresas clientes. Certamente, você terá muitas possibilidades de trabalho pela frente. Vamos lá?
Determine os objetivos
Qualquer trabalho precisa ser norteado por objetivos. Afinal de contas, de nada vale o esforço por melhorias se a empresa não sabe aonde quer chegar, não é mesmo?
Por isso, no seu trabalho de consultoria, o primeiro passo é ajudar os clientes a enxergarem quais são os objetivos organizacionais. Essa definição passa pelo conceito de missão, visão e valores, que toda empresa deve ter de forma bem clara, até mesmo para a elaboração de seu planejamento estratégico. Estes são os nortes que devem guiar o mapeamento de processos:
- missão: trata-se do objetivo estratégico da empresa, ou seja, aonde ela quer chegar e o que quer se tornar no mercado;
- visão: essa definição é importante por mostrar um horizonte de quando se pretende atingir os resultados traçados;
- valores: são os conceitos utilizados na fundação de cada organização. Os valores estão ligados à história dos fundadores.
A partir dessa definição, consegue-se um panorama mais ampliado de cada processo, pois é possível verificar como cada um deles poderá ajudar a organização a atingir seus objetivos. E é por isso que esse deve ser o primeiro passo para se iniciar o mapeamento.
Identifique as entradas e saídas do processo
Todo processo começa com entradas e termina com saídas. Isso significa que ele é demarcado, apresentando começo, meio e fim. A entrada corresponde ao fornecimento de matéria-prima; o meio significa a forma como cada processo é conduzido; e o fim representa o produto final.
Uma montadora de carros, por exemplo, na linha de produção, tem como entrada os materiais chegando à linha de montagem. O meio, no entanto, é a montagem do veículo, em si. Já o final é o carro pronto, indo para as mãos do cliente.
Porém, nem sempre é fácil definir cada etapa. Existem áreas que não estão ligadas ao produto final da organização e, mesmo assim, têm processos produtivos tão importantes quanto.
Por exemplo: uma área de RH, que cuide de pagamentos de salários, tem como entrada o processamento da folha do mês a ser remunerado. O meio é a maneira como os depósitos são organizados. E o fim é o salário já na conta de cada funcionário.
Por isso, é importante identificar cada um dos momentos, para que o mapeamento possa ter sucesso na identificação e correção dos gargalos.
Entenda quais são os seus clientes
Embora toda organização tenha um cliente final (pensando na montadora de carros do exemplo anterior, seu cliente final é aquele que compra o veículo), é verdade que isso pode variar de acordo com as áreas.
O RH, por exemplo, tem como clientes finais as demais áreas da empresa. O mesmo vale para a parte da informática, que cuida da manutenção de computadores. Já a auditoria, em outro exemplo, tem como cliente final os órgãos para os quais presta informações.
Todos esses setores têm processos, que precisam ser revistos e mapeados periodicamente. Como são voltados para os clientes específicos, é importante ter bastante clareza com relação ao público final, a fim de otimizá-los.
Mergulhe em cada etapa do processo
Na hora de “colocar a mão na massa” para fazer o mapeamento de processos, é importante investir em um mergulho bastante detalhado em cada etapa.
Esse é o momento de descobrir gargalos. Como já dissemos, muitas vezes, um processo pode ser entendido como satisfatório pelo simples fato de já estar incluído na rotina dos colaboradores. No entanto, nem sempre isso é verdade. Além disso, dificilmente, quem executa as tarefas terá a clareza de enxergar seus problemas.
Ao mergulhar fundo em cada etapa, você entende melhor o funcionamento da organização e consegue verificar situações que podem ser aprimoradas com pequenas atitudes. E esse é, afinal, um dos maiores objetivos do mapeamento de processos.
Documente cada passo do mapeamento
O mapeamento de processos deve ser um trabalho contínuo e realizado periodicamente (falaremos mais sobre isso no próximo item). Para que se verifique a evolução e, principalmente, não se repitam os procedimentos já realizados, o ideal é documentar cada etapa do mapeamento.
Com isso, você poderá guardar o histórico do trabalho e demonstrar, com números, a maneira como ajudou na evolução da organização.
Defina um cronograma de realização
Processos são organismos vivos dentro da organização. Eles estão em constante evolução e isso significa que, assim que termina um trabalho de mapeamento, novas tecnologias e procedimentos podem surgir para melhorar ainda mais a forma de se trabalhar.
Assim, o ideal é que o mapeamento de processos seja realizado anualmente, sempre no intuito de buscar as melhores soluções existentes no mercado.
Com este passo a passo, o mapeamento de processos se tornará carro-chefe na sua consultoria. Ajude os seus clientes a se tornarem ainda mais competitivos! E aproveite para seguir nossos perfis nas redes sociais e acompanhar as próximas publicações: estamos no LinkedIn, no Facebook e no Twitter!