O avanço da tecnologia substituiu o trabalho humano em diversas atividades que, por serem repetitivas ou exigirem sistemas mais complexos e blindados a erros, podem ser feitas de forma automática. Por isso, é importante entender a importância da automação para melhorar os processos operacionais das empresas.
A utilização de softwares e sistemas de gestão é mais do que um diferencial competitivo. Ela se tornou uma necessidade mercadológica para que uma empresa não fique obsoleta e consiga estabelecer competitividade na sua área de atuação.
Contudo, mais do que implementar um sistema de gestão, é preciso familiarizar os funcionários com as ferramentas utilizadas e conscientizá-los sobre a importância dessas tecnologias. A seguir, saiba mais sobre a importância da automação para a eficiência de processos. Vamos lá!
O que você vai encontrar neste artigo:
O que é a automação de processos?
Para estabelecer um padrão de qualidade alto na entrega de produtos ou serviços oferecidos é imprescindível que a empresa organize todas as diferentes tarefas que fazem parte do processo de produção e venda.
Para aumentar a eficiência de processos, a automação atua em procedimentos burocráticos e repetitivos, com o objetivo de diminuir o tempo de execução, reduzir falhas e, principalmente, melhorar a qualidade do ambiente corporativo.
A automação de processos também contribui para o armazenamento de dados e informações importantes da empresa, utilizando bancos e sistemas que tornam as informações mais acessíveis e protegidas, facilitando também a tomada de decisões, pois é possível contar com dados mais precisos.
Seu objetivo principal é simplificar e otimizar a execução de todas as tarefas e processos burocráticos que compõem o cotidiano do negócio, contribuindo diretamente com a produtividade da equipe ao reduzir possíveis falhas e economizar tempo e recursos.
Além disso, todo empreendedor de qualidade sabe que, para que uma empresa aumente sua lucratividade e conquista a confiança de clientes, fornecedores e colaboradores, há um fator que jamais pode ser deixado de lado: a inovação — e a automação de processos é, atualmente, a base para que isso seja possível.
Quais são os benefícios da automação de processos?
Aumento da segurança dos dados
Com a integração possibilitada pela automação de processos, torna-se possível armazenar dados de diferentes transações feitas na empresa em uma plataforma cujo acesso só é permitido a pessoas autorizadas.
Com isso, processos manuais demorados e suscetíveis a erros e invasões podem ser eliminados e todas as informações ficam armazenadas virtualmente, o que reduz drasticamente a quantidade de ameaças aos dados da companhia.
A automação de processos beneficia muito qualquer tipo de empresa ao garantir uma gestão inteligente, rotinas agilizadas e simplificação de processos. Os resultados propiciados por esse tipo de solução são percebidos rapidamente em qualquer negócio que o implementa.
Aumento da produtividade
Esse é um dos principais benefícios adquiridos ao automatizar todos os processos e tarefas possíveis da empresa, pois muitos procedimentos ainda utilizam metodologias ultrapassadas e manuais.
Há diversas soluções modernas que promovem a automatização por meio de sistemas de gestão, tais como softwares de Planejamento dos Recursos da Empresa (ERP) e Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM), entre muitas outras tecnologias capazes de otimizar tarefas complexas e facilitar o dia a dia dentro da empresa.
Essas soluções influenciam positivamente a produtividade da equipe ao integrar todos os setores que formam a empresa, aumentando o rendimento individual de cada funcionário e agilizando os processos e a comunicação dentro da empresa.
Fortalecimento do programa de compliance
O cumprimento de normas legais e regulamentos éticos deve ser comum a qualquer empresa. Mais do que proteger a empresa de transtornos legais, um programa de compliance fomenta a segurança e melhora a cultura colaboracional. Mas o que isso tem a ver com a automação de processos?
Com um sistema de gestão, todas as operações passam a ser feitas em consonância às regras estabelecidas. Todas as ações são feitas na plataforma do sistema automatizado e transparente e são de fácil acesso ao histórico que poderá ser utilizado para auditorias.
Em outras palavras: além de agilidade, praticidade, gestão eficiente, redução de custos e de tempo, a automação alinha seus processos ao programa de compliance e fomenta globalmente a eficiência da empresa.
Desse modo, os gargalos relacionados à eficiência e produtividade são reduzidos, o alinhamento de setores é otimizada, desajustes são minimizados e o fluxo produtivo é ampliado.
Integração entre os processos
Processos automatizados são muito mais organizados e escalonáveis, de forma que todas as informações úteis à organização podem ser colhidas e armazenadas. Desse modo, o empreendedor passa a ter um controle maior sobre as atividades, tendo em vista o alinhamento entre setores que os sistemas automatizados permitem.
Na área de indústria, por exemplo, os setores de estoque, logística e produção podem ser interligados e o ciclo produtivo ganha eficiência, pois o setor de compras terá acessos às informações referentes aos insumos, disponibilidade de estoque e previsões de reposição.
A área de logística também é favorecida pela automação, uma vez que poderá acompanhar os processos de perto e se preparar para atender as demandas que surgirem.
Proximidade com o público
A importância da automação para a melhoria dos processos internos já está clara, não é mesmo? A boa notícia é que a automação colabora também para o atendimento do público externo da empresa, ou seja, os parceiros e clientes.
Isso pode ser realizado de diversas maneiras: um aplicativo pode direcionar o canal de atendimento e fomentar o tempo de atendentes, bots podem agilizar o atendimento em lojas virtuais, etc. Ainda no site, é possível criar canais de inscrição ou cadastro para recebimento de e-mails promocionais ou notícias de interesse do cliente.
Com isso, mais do que aumentar a proximidade com o público, aumenta-se a produtividade dos funcionários que receberão contato de clientes pré-encaminhados e já engajados com a marca.
Esse tipo de recurso pode ser utilizado, ainda, para mapear o histórico de relacionamento com o cliente, o que alimentará a base de dados sobre atendimentos e possibilitará a elaboração de estratégias mais eficientes de atendimento e contato com o público.
Ainda tem alguma dúvida sobre a importância da automação para o ganho de eficiência de processos? Entre em contato com a nossa equipe para que possamos lhe orientar a respeito e explicar quais as vantagens do nosso software para a sua empresa. Aguardamos o seu contato!