A gestão orçamentária é condição imprescindível para a sobrevivência de toda e qualquer empresa, independentemente do porte e ramo de atuação. Apesar de sua importância, o planejamento orçamentário costuma ser negligenciado pelas empresas, mesmo nas organizações que já estão há algum tempo operando no mercado.
Logo, adotar metodologias, ferramentas e melhores práticas nessa área é condição sine qua non para continuar existindo — por muitos e muitos anos — no mercado. Sendo assim, o planejamento orçamentário deve ser pensado para um período de cinco anos e levar em conta os graus de maturidade nas diferentes etapas e a previsão dos objetivos para as seguintes.
Para isso, é preciso identificar os estágios de maturidade da gestão orçamentária da sua empresa e, então, traçar um plano de melhoria contínua que vai contribuir para que ela controle os gastos e obtenha lucros.
Ao final da leitura deste guia, você será capaz de identificar o estágio em que seu negócio se encontra e saberá como adotar as melhores práticas de gestão orçamentária. Boa leitura!
O que você vai encontrar neste artigo:
Quais são os estágios de maturidade?
A maturidade financeira está ligada ao faturamento e ao nível de organização orçamentária — e não ao tempo de vida de uma empresa, como muitos imaginam. Uma companhia madura conhece bem o seu departamento financeiro e mantém suas contas sob controle absoluto. Entende o funcionamento do mercado e se beneficia ao utilizar as informações, melhorando seus processos financeiros.
Essa maturidade vem com o tempo, com o número de clientes e, sobretudo, por meio da organização do setor financeiro. Ou seja, é fruto de muito trabalho e aprendizado nas relações com clientes, mercado e parceiros.
Em geral, as empresas apresentam cinco níveis de maturidade financeira, classificados da seguinte forma:
- nível 1: desorganização;
- nível 2: controle pequeno;
- nível 3: controle médio;
- nível 4: controle bom;
- nível 5: controle total.
Nível 1: desorganização
Não existe organização ou controle de contas a pagar ou receber nas empresas que se encontram nesse estágio — muitas organizações estão nesse nível. Ainda que haja uma equipe financeira, esta não sabe precisar os saldos de cada conta ou previsão de gastos.
Isso significa que a empresa está um caos e pode fechar por falta de recursos financeiros, pois é comum que gaste mais do que arrecada. Muitas vezes, os gestores não se dão conta da situação devido à desorganização. Por isso, não priorizam as contas e não sabem o que precisa ser pago ou ainda para quem a empresa deve.
Como avançar?
O principal problema nessa fase é a falta de visão do gestor sobre a importância de organizar as contas da empresa. A saúde financeira de um negócio depende exclusivamente de sua capacidade de receber e de pagar, ou seja, de gerir um orçamento de forma eficiente.
Para que isso aconteça, é preciso que o gestor e sua equipe tenham organização e comprometimento. A disciplina pode se mostrar uma barreira, mas novos hábitos devem ser adquiridos e processos financeiros melhorados, a fim de que sua empresa atinja um nível de maturidade de excelência.
Nível 2: controle pequeno
Nesse estágio, há uma pequena organização e a gestão é facilitada pelo uso de sistemas informatizados para realizar o controle das contas a pagar e receber. As empresas também realizam um controle por meio de classificação e priorização dos gastos realizados, o que colabora para o planejamento do orçamento em um curto prazo.
Assim, a empresa passa a compreender melhor os gastos que demandam mais atenção e deixa de sofrer tanto com a necessidade de pagamento de custos não planejados. No entanto, os saldos ainda não estão cobertos por inteiro e os lançamentos futuros também não são apontados com precisão.
Como avançar?
A fim de avançar para o próximo nível, é preciso garantir que pagamentos e recebimentos ocorrerão da maneira correta e sem atrasos. Caso os saldos apresentados nas contas não batam com o caixa, é porque alguma coisa está ficando para trás.
Nesse momento, também é comum descobrir diversas falhas nos processos financeiros, uma vez que a empresa ainda carece de maturidade. É por meio da correção dessas falhas que ela poderá passar para o próximo nível.
Nível 3: controle médio
Aqui, há um controle intermediário das contas e as empresas conciliam os saldos em seus sistemas com o que existe no banco, além de realizar um fechamento periódico do caixa.
A falta de um planejamento de longo prazo acarreta a ausência de dinheiro, o maior problema para as empresas que estão nesse nível. Assim, pode-se identificar a quantidade de dias que o negócio consegue operar com um determinado capital, mas ainda não é possível prever a entrada de receitas.
Como avançar?
Nesse nível, o principal problema é lidar com a falta de capital de giro. A resposta para ultrapassar esse obstáculo pode estar na própria gestão financeira da empresa. É preciso entender, da melhor forma possível, os gastos e os custos operacionais da empresa, visando diminuí-los ao máximo e maximizar a rentabilidade de suas atividades.
Um sistema de gestão financeira pode ser a saída para visualizar melhor todas as contas a pagar e entender o fluxo de gastos. Depois, basta trabalhar para otimizar os processos.
Nível 4: controle bom
Aqui, a empresa tem controle sobre o capital de giro e todos os demais números gerados no setor financeiro. A área já pode se autogerenciar, permitindo que o gestor gaste seu tempo com outras demandas da empresa, incluindo melhorar a produção, impulsionar vendas e expandir as operações.
A empresa já não corre tantos perigos em virtude da falta de planejamento financeiro e está quase alcançando um nível de plena maturidade, com processos alinhados.
Como avançar?
Nesse estágio, a empresa já apresenta uma boa maturidade e saiu da zona de perigo. Entretanto, ainda não tem a capacidade de planejar suas ações no longo prazo, o que inviabiliza uma expansão de negócios, por exemplo.
Para avançar para o nível 5, é preciso investir em armazenamento e análise de dados, objetivando a criação de uma gestão orçamentária que permita prever as receitas e os custos do negócio no longo prazo. Isso vai possibilitar ao gestor programar-se de olho no futuro.
Nível 5: controle total
Poucas empresas chegam a esse nível mais avançado, apresentando um controle absoluto de suas contas e estratégias para o longo prazo.
Com base nas informações armazenadas, decorrentes dos anos anteriores, é possível realizar um planejamento orçamentário detalhado para o próximo período.
Como identificar em que nível minha empresa está?
Muitos administradores não conhecem os níveis de maturidade financeira da sua organização e ainda têm dificuldade para avaliar o atual estado de sua empresa, prejudicando o posicionamento do negócio.
A seguir, você vai conhecer as características dominantes nos estágios inicial, intermediário e avançado. Com base nessas informações, é possível identificar em que estágio sua empresa está. Vamos lá!
Estágio inicial
Nesse estágio, geralmente apenas a alta administração participa do planejamento e acompanhamento orçamentário, sem envolver os demais gestores do departamento. Ou seja, não há uma descentralização.
Outra prática observada é a Projeção da Margem de Contribuição e Projeção de EBITDA resumidas e sem detalhamento por Canais de Distribuição, Produtos ou Unidades de Negócios. A ordem lógica para começar a Gestão Orçamentária é pela Projeção de Resultados (DRE), seguida da projeção do Fluxo de Caixa e, por fim, a Projeção de Balanço Patrimonial.
Portanto, nas empresas que se encontram nesse estágio, os indicadores de desempenho mais comuns são os obtidos pelo próprio DRE, como ticket médio, margem de contribuição, EBITDA, ponto de equilíbrio e lucratividade.
Porém, ao buscar os dados realizados no ERP ou contabilidade, descobre-se que estão muito resumidos ou com estruturação completamente diferente, pois essas ferramentas foram modeladas para atender a outros fins.
Nesse estágio, também não se utilizam as simulações de cenários.
Estágio intermediário
Nas empresas em estágio intermediário, é mais comum termos um controller — mesmo que esse profissional ainda divida seu tempo com outras tarefas de controladoria — que se dedica ao aprimoramento dos processos orçamentários.
Além de haver uma pessoa que disponibiliza mais tempo para analisar as informações e entregar os dados relevantes para a diretoria melhorar a tomada de decisão, aqui já é possível ver os principais gerentes e supervisores sendo envolvidos na elaboração e no acompanhamento do orçamento.
Um erro bastante comum nesse estágio é tentar projetar o caixa para 1 ou 2 anos com o mesmo detalhamento que a empresa está acostumada a ter em um Fluxo de Caixa Diário (operacional).
Aqui, as empresas já conhecem bem o comportamento do caixa (prazos médios), o que facilita a tarefa de realizar a Projeção de Fluxo de Caixa.
Também começam a acompanhar os indicadores: Geração de Caixa, Necessidade de Capital de Giro e Prazos Médios de Caixa. Além disso, tomam decisões (abertura de canais e novas filiais, lançamento de novos produtos etc.) com base nas simulações de cenários.
Estágio avançado
Empresas com processos orçamentários em estágio avançado normalmente já têm equipes de planejamento e controladoria dedicadas e focadas. Salvo raras exceções, o processo de planejamento e acompanhamento orçamentário costuma ser descentralizado, com o envolvimento da maior parte dos gestores de centros de resultados.
Algumas organizações adotam, inclusive, os conceitos de orçamento matricial, em que, além de realizar o orçamento da sua área, cada gestor fica responsável por alguns pacotes de receitas e despesas, tornando a gestão ainda mais colaborativa.
Também já projetam Resultados (DRE) e Fluxo de Caixa e estão implementando a Projeção de Balanço Patrimonial. Entretanto, para adotar esse último passo, é preciso que os dois anteriores estejam muito bem fundamentados.
As organizações têm o hábito de projetar e analisar indicadores de balanço, como índices de liquidez (corrente, seca, líquida e imediata) e de endividamento.
Também começam a combinar a gestão orçamentária com os conceitos de balanced scorecard, expandindo os indicadores de desempenho para os processos internos, pessoas e aprendizado e crescimento. No entanto, deve-se avaliar bem quais indicadores fazem sentido para o seu negócio para não se perder na quantidade de informações.
Além disso, nenhuma decisão é tomada sem antes criar uma simulação de cenários e avaliar todos os impactos que a decisão vai acarretar. Quem chega a esse estágio também consegue equilibrar o detalhe versus a síntese, o que permite identificar as causas de qualquer desvio com velocidade e facilidade para realizar o orçamento de suas áreas e departamentos.
Como uma consultoria pode contribuir?
As empresas de consultoria especializadas em Planejamento e Controladoria são uma alternativa para organizações que queiram iniciar a estruturação dos processos de gestão de maneira rápida e eficiente.
Com uma controladoria terceirizada, sua empresa ganha previsibilidade financeira para tomar decisões e escalar o crescimento com uma equipe de controllers experientes, metodologia própria para empreendedores e software especializado.
A vantagem de adotar uma consultoria é o entendimento do modelo de negócio da empresa e a realização de análises, levantamento das necessidades e melhorias.
Além disso, uma consultoria oferece treinamento aos usuários-chave e cria a hierarquia de canais de distribuição, produtos, unidades, contas, centros de resultado, matérias-primas, composição dos produtos e gastos com pessoal, assim como investimentos.
Geralmente, essas empresas estão no mercado há vários anos e contam com profissionais preparados para detectar deficiências e apresentar soluções aos processos financeiros das organizações.
Antes de contratar, porém, avalie a empresa de consultoria e entenda quais são os serviços prestados e o nível de envolvimento que os controllers vão ter com os processos. Isto é, se vão colocar a mão na massa e, principalmente, se têm conhecimentos e experiência no setor em que seu negócio atua.
Também é fundamental que alguém da própria direção faça o acompanhamento regular dos resultados obtidos e mensure o quanto a consultoria está contribuindo para a melhoria da organização.
A Treasy é uma consultoria cuja metodologia de gestão orçamentária e implementação das melhores práticas de gestão está contribuindo para a melhoria contínua dos resultados financeiros de centenas de clientes em todo o Brasil.
Uma das organizações favorecidas por essa metodologia é o Hospital Unimed Araçatuba, que conseguiu reduzir em 50% o tempo de consolidação de seu orçamento e envolver os gestores no processo.
Silvia Ávalos, a atual supervisora de Custos e Orçamentos do hospital, conta que, após os cinco gestores enviarem as informações do orçamento para a controladoria, era necessário um mês de trabalho para consolidar as quase 80 planilhas envolvidas no processo, mesmo contando com a ajuda de um colaborador da área e também de um consultor alocado para dar conta da demanda.
O trabalho de consolidação que levava um mês e precisava do apoio da consultoria, além de um profissional do time, hoje é feito em poucos dias, gerando uma redução de cerca de 50% do trabalho operacional da equipe de controladores.
Agora, no quinto dia útil de cada mês, a consolidação orçamentária está pronta e todos os gestores estão com os números em mãos.
Tecnologia: ela pode ser uma aliada?
O gerenciamento da rotina operacional e administrativa passou a ser mais fácil de organizar com a ascensão tecnológica. O fluxo de caixa de uma loja de varejo, por exemplo, pode ser feito com o auxílio de um software de gestão financeira, minimizando a ocorrência de erros em tarefas corriqueiras, às quais os funcionários normalmente deixam de prestar tanta atenção.
Os sistemas de gestão, também conhecidos como ERPs, reúnem de forma centralizada todos os registros de uma empresa. Com esses softwares, os registros são feitos com mais facilidade, assim como o mapeamento e a padronização dos processos. Também é possível monitorar os resultados e corrigir falhas.
No estágio inicial de maturidade, é normal as empresas utilizarem uma técnica ou outra, sem aproveitar todo o seu potencial. Já no estágio avançado, um erro comum é não saber parar, chegando-se a um momento em que incluir mais processos e controles não afeta significativamente os resultados. Isto é, os custos não compensam os benefícios.
Algumas vezes, os resultados podem ser melhorados com a eliminação de algum desses processos e controles. Quanto mais avançada sua empresa está, mais difícil vai ser conseguir grandes ganhos de processo. Ou seja, melhorar 10% mês a mês é fácil para quem está começando, mas para quem está avançado, 1% de melhoria mensal já pode ser mais do que excelente.
Isso não quer dizer que sua empresa não deve investir em melhoria contínua; ser crítica com as decisões e tecnologias pode simplificar a gestão orçamentária das organizações.
Com um sistema de gestão, você tem acesso a relatórios e informações gerenciais que podem ser relevantes no processo decisório. Um sistema ERP ou um CRM para projeções de vendas são úteis para a criação de cenários possíveis, alternativas e avaliações de prós e contras à decisão.
Gestores e demais profissionais envolvidos com o fluxo operacional de uma empresa podem verificar, em uma única tela, dados comerciais, logísticos e financeiros fundamentais para o sucesso do negócio.
A construção do mapa de informações para a tomada de decisões é imprescindível, uma vez que podemos ter uma visão real do cenário, benefícios e consequências que determinada decisão pode acarretar para o futuro da empresa.
De nada vale planejar sem acompanhar, e as empresas que estão começando costumam ser muito brandas com o acompanhamento e controle orçamentário, sem analisar os desvios e justificá-los. Isso ocorre por falta de dados históricos e cultura organizacional.
Não deixe sua empresa cometer esse erro; comece da forma adequada com o auxílio de um software de projeção de custos. O estudo de viabilidade econômica projeta os fluxos de caixa, analisando o potencial do projeto de gerar receitas. Ao deduzir os gastos, lucros são gerados.
Logo, a qualidade da sua viabilidade econômica é diretamente proporcional à precisão das suas projeções. Há diferentes tipos de gastos, e isso causa um grande impacto na maneira como você deve projetá-los para o futuro.
O sistema permite classificar os custos de vendas (CPV, CMV e CSV), separar os custos e as despesas, listar as matérias-primas e insumos utilizados na fabricação de seus produtos, informar os preços de compra das matérias-primas e insumos e montar a composição de cada item, além de informar a quantidade de itens necessários para cada produto.
Depois de montar o orçamento do custo de produção, é só mensurar os resultados gerados e seguir em frente com a produção ou fazer os ajustes necessários para melhorar a rentabilidade.
Com esse detalhamento, fica mais fácil enxergar os rumos que a empresa está tomando e recalcular a rota, se necessário. Veja algumas funcionalidades do sistema de gestão orçamentária:
- orçamento empresarial descentralizado;
- projeções, simulações e cenários;
- acompanhamento planejado versus realizado versus histórico;
- relatórios e análises gerenciais;
- gráficos e indicadores de desempenho;
- integração com o seu ERP e contabilidade.
Estabelecer o orçamento empresarial do ano inteiro não é uma tarefa fácil, e os profissionais de finanças e gestão têm uma grande responsabilidade na hora de definir previamente quanto vai ser destinado a cada unidade ou centro de custo. Por isso, a projeção orçamentária deve ser feita após várias análises e de maneira criteriosa.
Saber em que nível de maturidade financeira sua empresa se encontra permite que você possa tomar atitudes que a levem a um novo patamar, melhorando os processos e garantindo que ela atue com uma eficiência potencializada.
Contar com o auxílio de uma consultoria é uma excelente opção para empresas que estão com dificuldade para entender a importância do controle orçamentário e controlar os custos.
Além disso, o uso de um bom sistema de gestão orçamentária é fundamental para realizar as melhorias contínuas necessárias para o sucesso de qualquer empreendimento.
O sistema de gestão fornece informações necessárias para a tomada de decisões, permitindo a visualização da situação financeira da empresa em tempo real.
Com ele, você evita decisões que possam prejudicar o fluxo de caixa ou a lucratividade do negócio, por meio de análises de resultados, com base nos valores disponíveis nas contas correntes da empresa, demonstrativo dos pagamentos, análises de fluxos de caixa e recebimentos ocorridos na obra ou empresa como um todo.
Com um software de gestão, você tem todas essas ferramentas em um só lugar. Os documentos ficam organizados, atualizados e disponíveis na nuvem, assim, todos sabem por quais tarefas são responsáveis e podem acompanhar o desenrolar dos projetos.
Ou seja, você tem em mãos um grande número de dados para formular estratégias e medidas que vão ser tomadas para superar possíveis obstáculos. Dessa forma, será possível optar pelo melhor caminho com base em informações seguras, que vão garantir a tomada de decisão mais acertada, além de identificar deficiências em cada área ou departamento para saber como, onde e por que agir.
Após a leitura deste guia completo, você está mais bem preparado para identificar os estágios de maturidade da sua empresa e adotar práticas de gestão orçamentária mais eficazes.
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