Um dos segredos mais valiosos das empresas de sucesso é a realização de uma boa gestão orçamentária. Diante de um cenário de oportunidades favoráveis, a correta gestão de recursos financeiros permite que as corporações aumentem a sua margem de lucro em períodos relativamente curtos, tal como pode ocorrer em um intervalo de doze meses.
Mais conhecida devido a sua aplicação nos escritórios das grandes empresas, a gestão orçamentária também tem se destacado como uma técnica muito utilizada em organizações de pequeno e médio porte. Por esse motivo, a cada dia, mais corporações se beneficiam dessa prática e, muitas delas, já estão colhendo os frutos gerados pelo crescimento operacional de seus negócios.
Confira este artigo e saiba o que é gestão orçamentária e quais são os principais erros que devem ser evitados ao aplicá-la em sua empresa.
O que você vai encontrar neste artigo:
O que é gestão orçamentária?
Em linhas gerais, podemos conceituar a gestão orçamentária como a sistematização de processos produtivos e recursos financeiros, para que sejam eficazmente alocados. Tal método deve estar orientado por ações que efetivem as metas corporativas que foram elaboradas durante o planejamento estratégico.
Para que a gestão orçamentária seja bem-sucedida, o gestor responsável deverá estar em um ambiente corporativo que contenha as seguintes condicionantes indispensáveis:
- fácil acesso aos dados financeiro e operacionais do negócio;
- gastos empresariais detalhadamente apurados por meio das metodologias de custos;
- processos do negócio bem mapeados;
- gestores e equipes comprometidos em contribuir para a elaboração das metas de orçamento;
Diante desse cenário, é mais fácil identificar os erros mais comuns que dificultam a realização da gestão orçamentária.
Quais os erros de gestão orçamentária mais comuns?
1. Padrão informacional distinto em cada departamento
Em muitos casos, a empresa tem uma estrutura na qual a gestão das finanças é realizada por meio do uso de diversos softwares e planilhas, o que aumenta o tempo gasto para consolidação dos dados financeiros.
Nesse modelo, para que a elaboração do plano de contas seja mais eficaz, deverá conter um padrão informacional compatível com a natureza de cada departamento em particular. Do contrário, a representação dos dados financeiros poderá se expressar de forma equivocada, impactando negativamente na posterior apuração do resultado de metas.
Entretanto, as normas exigidas pelo fisco para realização da escrituração contábil, quando desconsideradas durante a gestão orçamentária, também poderão comprometer o resultado final esperado.
Nesse sentido, observa-se que, para a elaboração de uma gestão orçamentária eficiente, deve-se haver um planejamento financeiro condizente. Ambos, deverão ser conciliáveis tanto com a escrituração contábil, quanto com a lógica produtiva de cada departamento.
A presença de planos de contas e tecnologias incompatíveis é um dos principais fenômenos que contribui negativamente para uma boa gestão orçamentária. Por esse motivo, muitas empresas buscam utilizar plataformas tecnológicas que contenham, simultaneamente, recursos de integração financeira e informacional.
2. Gastos empresariais incorretamente apurados
Para identificar corretamente os custos da empresa, deve-se adotar a metodologia mais adequada para cada finalidade e negócio, tais como:
- custeio por absorção: essa metodologia propõe que todos os custos (fixos, variáveis, diretos e indiretos) dos produtos sejam apropriados ao total de bens produzidos no período, compondo o preço de custo. É o único método aceito pela legislação quando da elaboração das obrigações acessórias;
- custeio variável: nesse método, somente os custos variáveis (diretos e indiretos) são apropriados ao preço de custo. Os valores fixos, para efeitos da apuração do resultado, são considerados despesas. É uma metodologia muito utilizada nas empresas do varejo;
- custeio padrão: importante durante a etapa do planejamento estratégico, o custeio padrão projeta as estimativas de custos futuros com base nas suas variações históricas de períodos anteriores;
- custeio ABC: o custeio baseado em atividades tem por objetivo analisar os custos incorridos em um produto sob a ótica dos processos pelos quais esse produto passa. É o método mais indicado para medir os custos das empresas que têm serviços como a sua principal fonte de receitas.
Não menos importante para apuração dos resultados é a classificação das despesas. Habitualmente, é classificado como consumo todos os gastos que não estão diretamente relacionados a produção da mercadoria ou serviço. No entanto, essa definição pode variar conforme cada metodologia de custo utilizada na elaboração dos relatórios gerenciais.
3. Processos de negócio pouco consistentes
Todas as empresas dependem dos processos de negócio para produzir os seus bens e serviços. Genericamente, um processo de negócio pode ser definido como um sistema de tarefas criado para gerar resultados de valor para as suas partes interessadas.
Mesmo nas pequenas empresas, a formalização de processos de negócio contribui imensamente para a gestão orçamentária. Quando um processo é formalizado torna-se possível estimar adequadamente quais são os tipos e quantidades de cada insumo requerido.
Processos pouco consistentes aumentam a ocorrência de erros operacionais em função de estarem mais suscetíveis a imprevistos. Por isso, a elaboração de processos de negócio contribui para manter todos os gastos dentro do controle orçamentário.
4. Equipes descomprometidas com os resultados
Mesmo diante de boas condições técnicas para uma boa aplicação da gestão orçamentária, o fator humano pode ser determinante para o alcance dos resultados finais. Nesse sentido, introduzir um sistema de bonificações pode fazer toda a diferença para que os funcionários mantenham a produtividade e a motivação diante de metas mais ambiciosas.
Para isso, ao realizar o planejamento orçamentário, os gestores deverão aprovisionar uma quantia que será distribuída na forma de participações de lucros, caso os resultados sejam atingidos ao final do período. Porém, deve-se considerar revisar periodicamente as metas de orçamento, pois a economia de uma região pode sofrer influência de variáveis externas como inflação ou níveis de desemprego do país.
Isso se faz necessário para evitar que uma empresa trabalhe sob um regime de metas irreais, colocando em risco a eficácia de todas as melhorias implantadas. Por meio delas, é possível resolver uma boa parte dos problemas tecnológicos, financeiros e humanos que impactam negativamente no alcance dos objetivos corporativos.
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