A relação entre orçamento previsto e realizado é a essência da gestão orçamentária. De nada adianta, por exemplo, planejar e deixar os planos na gaveta, pois nem sempre o que foi planejado é executado. E isso transforma o gerenciamento de um projeto em um caos e acarreta prejuízos financeiros e desperdício de tempo.
A gestão orçamentária é um processo que, como tal, demanda ações contínuas para que os resultados desejados sejam alcançados. Nesse cenário, tão importantes quanto a elaboração do plano orçamentário, o controle e o acompanhamento são imprescindíveis.
Aqui no blog há uma série de post sobre gestão orçamentária que ajudam a entender melhor a prática e, assim, garantir os melhores resultados para a empresa. Neste post, abordamos a terceira macro fase desse processo: o acompanhamento orçamentário. E, nesse universo, tratamos especificamente da comparação entre planejado e realizado.
Assim, explicamos por que fazer uma análise comparativa entre o que foi previsto e o que foi executado é um ponto-chave. Vamos lá!
O que você vai encontrar neste artigo:
Quais são as macro fases da gestão orçamentária?
A gestão orçamentária é um processo contínuo e o acompanhamento mensal dos resultados é parte integrante do procedimento para saber se tudo tem saído como o esperado ou se é necessário revisar os planos. Seu ciclo tem quatro grandes fases:
- Planejamento orçamentário;
- Simulações de cenários;
- Acompanhamento orçamentário;
- Revisões orçamentárias.
Dentro dessas quatro etapas, há oito atividades-chave:
- definição das premissas orçamentárias;
- criação ou atualização da base orçamentária;
- carga do valor histórico como referência;
- orçamento feito pelos gestores;
- consolidação das informações (cenário base);
- análise pela diretoria;
- criação de cenários alternativos;
- acompanhamento e controle orçamentário.
O que é acompanhamento orçamentário?
O acompanhamento orçamentário serve de base para que a alta administração corrija as falhas e concentre esforços para atingir as metas traçadas nos planos de curto a longo prazos. Para isso, fornece informações importantes aos diferentes setores da empresa, o que permite acompanhar e medir a produtividade de cada área, por meio das análises comparativas de receitas, custos, despesas e lucros.
Além disso, ele considera as variações relevantes para identificar as áreas responsáveis e as causas que levaram a uma diferença entre o que foi planejado e o que foi efetivamente realizado. Esse é um fator muito importante no processo de controle do orçamento. Os quadros comparativos ilustrados, além de reconhecer essas alterações, permitem identificar o motivo e a área responsáveis.
Se as causas puderem ser controladas pela área e pelas alternâncias desfavoráveis, devem-se tomar providências para que isso não se repita e para que ações corretivas possam adequá-las aos rumos estabelecidos pela empresa.
Como fazer Acompanhamento orçamentário?
Os gestores precisam estar atentos a todos os processos da gestão orçamentária — gerenciamento de projetos, custos e equipes, acompanhamento de tarefas e outros — para garantir que o realizado saia de acordo com o planejado.
Não adianta ficar de olho nos gastos se a equipe perde tempo nas tarefas erradas, por exemplo. Isso pode resultar em problemas sérios para o caixa da empresa. Portanto, é necessário que a equipe faça o acompanhamento mensalmente.
Após criar um cenário base, obter a aprovação do orçamento pela diretoria e criar algumas simulações de cenários para antecipar os riscos e as oportunidades, entra em cena o trabalho de acompanhamento e controle orçamentário. A depender da organização, essa etapa pode durar de 3 a 12 meses e é dividida em duas grandes atribuições:
- extrair mensalmente as informações do sistema de gestão empresarial (Enterprise Resource Planning – ERP) ou da contabilidade e colocá-las na mesma estrutura utilizada para a criação do orçamento;
- encontrar os principais desvios entre os resultados e o que foi planejado, e atuar para corrigir o que saiu do previsto, assim como aproveitar as oportunidades que podem ter surgido ou que não haviam sido antecipadas.
Lembre-se: por melhor que seja o planejamento, desvios sempre podem ocorrer. O importante é identificá-los com rapidez e ser proativo para não deixar que os planos da empresa sejam prejudicados.
Certifique-se de que o que foi previsto seja comparado com o que realmente tem sido realizado, conforme as atribuições e os compromissos com os resultados assumidos durante a fase de elaboração do orçamento.
Como comparar o planejado com o realizado?
Está clara a importância de um bom acompanhamento orçamentário. Para que essa tarefa seja concluída com êxito, no entanto, é preciso ficar de olho no passado, no presente e no futuro.
Ou seja, deve-se estar atento ao que foi planejado, ao que efetivamente foi executado e ao histórico da empresa. A partir de ferramentas de gestão orçamentária, é preciso analisar os resultados e contrapor o planejado com o realizado, o planejado com o histórico e realizado com o histórico.
Caso haja grandes diferenças entre o que foi previsto e o que foi executado, ações mais enérgicas devem ser adotadas para retomar o curso ou aproveitar as oportunidades, caso esses desvios sejam positivos.
Para comparar os resultados, basta criar mais uma coluna na planilha de análises, com base nas mesmas estruturas usadas para as projeções. No entanto, é essencial tomar cuidado ao decidir o nível de detalhamento das estruturas orçamentárias.
Se a empresa optar por um planejamento com um nível acentuado de detalhamento das estruturas de vendas, custos e despesas, é preciso que os métodos de controle das informações — ERP, sistema de gestão do relacionamento com o cliente (Customer Relationship Management – CRM), contabilidade e outros — também forneçam as informações no mesmo nível de detalhamento.
Sem isso, fica difícil comparar os resultados, já que as bases de análise têm aberturas e detalhamentos distintos. No caso inverso, também é complicado, mas é possível contornar o problema. Para isso, basta agrupar as informações no mesmo nível dos dados realizados para fazer a comparação.
Portanto, o orçamento é um instrumento de gestão eficaz, na medida em que propicia a análise de desvios e, consequentemente, estimula a busca de ações para repará-los. Logo, sem controle e avaliação dos resultados, é certo que a empresa vai enfrentar problemas financeiros, o que aumenta as chances de fechar as portas.
Agora que você já sabe quais as vantagens de fazer o acompanhamento orçamentário, entre em contato com a gente. Temos a solução para a gestão orçamentária da sua empresa!