Por que investir em um software de gestão orçamentária? O planejamento, a elaboração e a administração de um orçamento são alguns dos elementos mais fundamentais para a boa saúde de um negócio. Afinal, com o controle dos custos comprometido, a empresa entrará em apuros rapidamente.
No entanto, muitos empreendedores não sabem como a tecnologia pode auxiliar a administração do orçamento das suas companhias.
Pensando nisso, para esclarecer essa dúvida de uma vez por todas, na postagem de hoje, listaremos os principais motivos para investir em um sistema de gestão orçamentária. Continue lendo e confira!
O que você vai encontrar neste artigo:
1. Elaboração de orçamento e projeções
Com um sistema de gestão de orçamento, é possível simplificar o planejamento dos custos e a projeção das receitas, das despesas e dos investimentos em cada área do negócio.
Pode-se realizar a elaboração por meio de vários métodos, como orçamento matricial, base zero, histórico ou outra metodologia qualquer. Desse modo, o gestor pode realizar algumas ações, como estipular a previsão de vendas, obter a projeção de faturamento e receita líquida, além de descontar deduções sobre o faturamento — PIS, COFINS, ICMS, ISS etc.
Além disso, o administrador pode projetar custos com mão de obra, insumos e matéria-prima, obter o custo dos produtos, mercadorias ou serviços e a margem de contribuição por produto.
Ao gerar o orçamento de gastos com pessoal, o gestor pode estimar as despesas com os funcionários, com salários, benefícios e encargos. Também é possível elaborar o orçamento de despesas operacionais, discriminado em unidades de negócios, centros de custos e contas gerenciais ou contábeis.
Além de tudo, a plataforma permite a criação de templates que facilitam a elaboração de novas projeções.
2. Acompanhamento de resultados
Esse tipo de ferramenta permite acompanhar intuitivamente, em um único lugar, várias informações sobre a empresa, como os resultados planejados, realizados e todo o histórico de períodos anteriores.
Além do mais, é possível escolher o tipo de visualização, se é por meio de gráficos, colunas ou dados percentuais.
Outra contribuição é a reunião de informações geradas por outros sistemas, assim como as projeções e planilhas. Isso propicia um acompanhamento prático e ágil, além de simplificar a visualização, a compreensão e, consequentemente, a rápida tomada de decisão por parte do gestor.
Com isso, você pode realizar a verificação dos resultados de forma clara e o controle orçamentário em tempo real.
3. Comparação entre cenário imaginado e real
Com um software de gestão orçamentária, é possível comparar os resultados obtidos com os que foram planejados para o período.
Desse modo, pode-se verificar se o negócio está no caminho correto para atingir os objetivos projetados, assim como realizar ajustes no plano em tempo hábil, caso necessário. Com isso, os erros não se transformam em bolas de neve e os resultados não saem completamente diferentes dos esperados.
As possibilidades de comparativos são:
- planejado x realizado;
- planejado x histórico;
- realizado x histórico;
- comparativos entre simulações.
Em posse dessas informações, o gestor pode identificar as discrepâncias mais facilmente e realizar os ajustes com mais facilidade.
4. Otimização do tempo e aumento de produtividade
Uma plataforma de gestão orçamentária permite a elaboração de um orçamento por meio da composição colaborativa. Dessa forma, cada gestor pode enviar os dados do seu respectivo departamento, assim como cada vendedor pode indicar a projeção de vendas dos canais e a área produtiva pode comunicar os custos.
Com essa atitude, a perda de tempo com o estágio de consolidação do orçamento é eliminada. Assim, há uma otimização do tempo e, consequentemente, um aumento de produtividade.
Com mais tempo, devido à automação dos processos, a controladoria pode analisar melhor os dados, o que facilita o planejamento.
Além do mais, o contato direto com os dados organizados intuitivamente, proporcionado pelo processo de colaboração, permite que a equipe possa aprender mais sobre o seu próprio setor e a empresa como um todo, o que favorece o entendimento e crescimento do negócio.
5. Integração com ERP e outras ferramentas
O Treasy, por exemplo, pode comunicar-se e interagir, instantaneamente, com as outras ferramentas de gestão que você já utiliza.
Caso a sua empresa faça uso de planilhas para administrar as atividades diárias, é possível importar os dados de forma direta para o software de gestão orçamentária.
Da mesma forma, caso a companhia faça uso de uma plataforma ERP, as informações geradas pelos diversos setores da empresa, e gerenciadas pelo sistema, podem ser importadas automaticamente pela ferramenta.
Com isso, é possível evitar a perda de tempo para a reunião dos dados, além de reduzir a possibilidade de erros que acontecem durante esse processo.
Vale ressaltar que, apesar de contar com uma composição colaborativa, a privacidade da empresa é mantida, pois o Treasy possibilita a criação de níveis de usuário e, consequentemente, a limitação de ação e visualização para cada categoria de colaborador.
6. Simulações e cenários
Para a realização de um bom planejamento orçamentário, é necessário que o gestor possa contar com uma previsão de como as alterações das variáveis vão impactar nos resultados da empresa.
Dessa forma, com o auxílio de um software, como o Treasy, é viável projetar cenários variados e testar a viabilidade de diversas situações, como a contratação ou demissão de pessoal, ajustes na folha, aumento percentual em algum canal de vendas, aquisição de matérias-primas, alterações nas despesas ou receitas, mudanças nas metas etc.
Com isso, a ferramenta permite o conhecimento dos mais variados cenários em apenas alguns cliques, o que facilita a tomada de decisão e simplifica a escolha do caminho adequado.
O gestor pode optar por gerar simulações vazias, orçamento base para a realização de ajustes ou, até mesmo, forecasts, de maneira que os valores orçados são substituídos pelos dados dos períodos que já foram realizados.
7. Relatórios, gráficos e indicadores
O Treasy propicia a visualização de relatórios essenciais para a empresa, como o Demonstrativo de Resultados do Exercício e a Projeção de Fluxo de Caixa.
Por meio dos relatórios, também é possível extrair indicadores importantes, como a Margem de Contribuição por produto, EBITDA por unidade de negócio, Ticket Médio por canal de distribuição, Lucratividade, Ponto de Equilíbrio e outros.
Além disso, a ferramenta fornece gráficos que simplificam a compreensão dos indicadores e os relatórios gerados.
A importância de realizar uma boa administração do orçamento é conhecida pela maioria dos gestores. Contudo, saber exatamente como um software de gestão orçamentária pode melhorar esse processo, é uma dúvida que permeia a mente de muitas dessas pessoas.
No entanto, após essas dicas, você está apto a perceber, com muito mais clareza, como essa ferramenta pode contribuir para a composição de um melhor orçamento na sua empresa.
E então, já sabe como um software de gestão orçamentária pode ajudá-lo? Restou alguma dúvida? Se sim, não perca tempo! Entre em contato com a nossa empresa!