Orçamento base zero (OBZ) ajuda as organizações a serem mais enxutas, ágeis e competitivas. A ferramenta já foi usada, por exemplo, em um projeto de redução de custos do Pentágono pelo governo dos EUA em 1975.
No entanto, devido a sua complexidade, gera mais trabalho para ser executada adequadamente. Cortar custos não é uma tarefa fácil, por isso, aplicar o OBZ requer engajamento e participação de toda a direção da empresa, assim como preparar as equipes. Afinal, o processo envolve uma votação coletiva para aprovar (ou não) o orçamento de todas as operações da empresa.
Cada gerente deve apresentar as atividades que estão sob seu comando e argumentar objetivamente, por meio de números, dados e resultados, demonstrando a importância daquele encargo para a estratégia da empresa e dos recursos necessários para realizá-la.
Neste post, você vai aprender o que é orçamento base zero e como aplicá-lo para manter a saúde financeira da sua empresa.
O que você vai encontrar neste artigo:
O que é orçamento base zero e como funciona?
A metodologia, desenvolvida pelo professor americano Peter A. Pyhrr e apresentada em seu livro Zero-Base Budgeting: a Practical Management Tool for Evaluating Expenses, é uma ferramenta estratégica utilizada pelas empresas na elaboração do planejamento orçamentário a partir de uma base zerada.
Isto é, analisa a função de cada despesa, custo ou investimento levando em consideração as estratégias e planos traçados, sem a utilização de bases históricas ou índices de reajuste.
Para realizar o primeiro planejamento do budget, a única alternativa é o OBZ, já que não há uma base histórica realizada anteriormente. Sendo assim, o gestor deve projetar as receitas tendo como norte o plano de negócios e as estimativas de crescimento.
No caso de empresas mais consolidadas, o orçamento base zero deve ser utilizado a cada três ou cinco ciclos orçamentários. Ou seja, as companhias que o realizam de forma anual podem realizar o terceiro com base zero a cada dois OBH (orçamento base histórico).
Se o cálculo é feito semestralmente, deve-se realizar o OBZ a cada quatro rodadas de orçamento base histórico. Isso permite mesclar os ganhos gerados com a agilidade do histórico dos anos anteriores.
A metodologia não deve ser empregada todo ano, uma vez que toma muito tempo da equipe. Ela é mais adequada para momentos de reestruturação e revisão da estratégia.
Quais são as vantagens do Orçamento Base Zero?
Cortar custos é a principal vantagem dessa ferramenta, que oferece muitos outros benefícios para o planejamento financeiro dos negócios. Veja abaixo:
Identificação de gastos e custos desnecessários
Gastos supérfluos ou excessivos impactam negativamente a rentabilidade do negócio. Com a ajuda do OBZ, os gestores adquirem novas possibilidades de identificar e listar cada custo e despesa, eliminando tudo o que for desnecessário.
Assim, as demandas prioritárias são facilmente identificadas e os recursos são aplicados para alavancar os resultados.
Mais eficiência
O orçamento base zero utiliza exclusivamente dados coletados a partir do cenário atual, da situação presente e expectativas futuras da empresa, permitindo que a informação seja muito mais precisa.
Isso garante a eficiência das ações de alocação e realocação de recursos e torna possível obter o máximo de eficácia e qualidade nas operações realizadas.
Maior embasamento para tomada de decisões
Independentemente do porte da empresa, há um orçamento mínimo necessário para ser capaz de suprir as necessidades das atividades empresariais, exigindo decisões certeiras para que tudo funcione corretamente.
Um orçamento mais reduzido demanda soluções alternativas e criativas, além de melhorias constantes em sua formatação, enquanto um amplo proporciona maiores possibilidades e oportunidades de ação.
Com o OBZ, todas as decisões são baseadas em benefícios e necessidades apresentadas, e não nos cálculos realizados anteriormente.
Soluções alternativas e criativas
O orçamento base zero possibilita surgir inovações quando um setor precisa realizar uma redução expressiva de despesas.
Frente à necessidade de cortes de budget, a ferramenta permite ao gestor encontrar soluções alternativas com o intuito de executar o orçamento de maneira eficaz.
Comunicação e coordenação mais eficiente
A metodologia serve também como um estímulo para que diferentes setores da empresa tenham uma comunicação mais eficiente e maior integração entre as respectivas áreas, estimulando a participação de todos os gestores e demais funcionários.
Ações precisas
Uma das vantagens mais relevantes do OBZ é a possibilidade dos gestores e colaboradores realizarem planejamentos mais completos, o que otimiza a tomada de decisões e torna as ações mais precisas.
Quais são as etapas para aplicar a ferramenta?
Há três etapas de implantação do orçamento base zero: diretrizes orçamentárias (plano de médio a longo prazo), planejamento orçamentário (duração de 12 meses) e execução diária, sendo que os nível devem estar interligados e engrenados em harmonia para funcionar adequadamente.
Diretrizes orçamentárias
É a fase que fornece visão de longo prazo, pois define metas de investimentos e projeções de crescimento da empresa.
A organização deve determinar onde quer estar nos próximos cinco anos e fazer as simulações de possíveis cenários capazes de conduzi-la aos seus objetivos.
Informações como estratégias de M&A, dividendos, estrutura de capital, price target, entre outras vão ajudar você a executar bem essa tarefa.
Planejamento orçamentário
Esta etapa é mais trabalhosa e exige um plano detalhado e orientado para os próximos 12 meses.
O planejamento deve ser construído com a colaboração de todos os gestores e tendo como base a composição unitária (quantidade versus custo unitário) dos gastos.
Todos os custos devem ser questionados e justificados de acordo com a necessidade real da empresa, de maneira que agreguem valor, direta ou indiretamente.
Execução diária
O último nível corresponde ao acompanhamento do processo, garantindo a previsibilidade e identificação de ações de ajustes da rota.
Portanto, a disciplina e rigidez corporativa são essenciais nessa etapa, já que é preciso realizar reuniões ágeis, dinamizar a mensuração e a análise dos objetivos, além da divulgação dos resultados atingidos.
Também é necessário incentivar medidas compensatórias, dificultar os processos de suplementação e ainda definir a estruturação da área de planejamento e controle orçamentário.
Essa fase compreende um ciclo espiral — que mira na meta inicial estabelecida — de quatro etapas que se repetem todos os dias: execução do planejado, acompanhamento e mensuração dos resultados, plano de ações compensatórias e elaboração do forecast.
Com a aplicação correta, o controle orçamentário será mais efetivo e, assim, possibilitará investimentos mais adequados e favoráveis à expansão dos negócios.
Sabendo disso, você está pronto para usufruir de todo o potencial que a metodologia do orçamento base zero oferece. Então aproveite para compartilhar este artigo com seus amigos nas redes sociais para disseminar conhecimento!
E agora? Quer conhecer melhor nosso sistema de automação para execução de um planejamento orçamentário mais rápido e sem erros? Então entre em contato conosco para saber mais!