Originário do termo “comply”, que em inglês significa “de acordo com as regras”, compliance refere-se a uma espécie de código de conduta para empresas e funcionários sobre como agir em cada caso. O compliance corporativo é, portanto, o processo que assegura que uma empresa e seus colaboradores estejam alinhados com leis, padrões, práticas e regulamentos éticos pertinentes à área de atuação dela.
Dessa maneira, a organização, independentemente de seu porte, estará protegida de transtornos legais e garantirá uma boa percepção de mercado, possibilitando um ambiente de segurança e seriedade para funcionários, sócios e clientes.
Para alinhar as políticas e os programas de compliance de uma empresa com a cultura e com as práticas comerciais da região em que está instalada, é preciso colocar algumas medidas em prática. Pensando nisso, na sequência elaboramos um guia com o passo a passo para a implementação de um programa de compliance. Ficou curioso? Então, continue acompanhando!
O que você vai encontrar neste artigo:
Qual é a importância de um programa de compliance?
A implementação de um programa de compliance requer alguns componentes básicos, tais como o treinamento da equipe individual e coletivamente, e a criação de um canal anônimo pelo qual os funcionários poderão tirar suas dúvidas e relatar todas as violações do código de conduta estipulado.
A equipe também deve ser orientada para comunicar qualquer desvio da política de compliance imediatamente aos seus superiores na empresa ou membros do conselho para que, desse modo, maiores danos sejam evitados. Qualquer empresa, seja micro, seja pequena, média ou grande corporação, beneficia-se muito ao adotar um programa de compliance e tem seus resultados financeiros diretamente impactados de forma positiva.
Por esse motivo, a política de compliance deve ser sempre integrada à cultura organizacional, mantida e nutrida por todos os envolvidos com a empresa, além de constantemente monitorada para que sua efetividade seja mantida.
Agora, que você sabe quão importantes são os programas de compliance, confira a seguir como implementá-los na sua empresa:
1. Procure orientação profissional
Na hora de implantar um programa de compliance e, principalmente, dar continuidade a todo o programa, é imprescindível buscar a orientação de um profissional especializado que saiba sobre as leis e normas que a empresa precisa cumprir. Esse especialista também é conhecido como compliance officer. Ele necessita de autonomia e deve responder diretamente à direção da empresa.
2. Faça uma análise do ambiente interno da empresa
Uma parte fundamental do processo de implementação do compliance caracteriza-se pela análise completa de todos os processos da empresa. Lembre-se de dedicar mais atenção a áreas de conflito dentro da organização, possíveis descuprimentos de normas e leis, e situações em que o comportamento da equipe é inapropriado para o local de trabalho.
Organizar o ambiente interno da empresa é imprescindível para dar continuidade ao programa de compliance após sua implementação ser concluída. Certifique-se de manter o processo de implementação transparente e compreensível para que toda a organização esteja ciente das novas políticas adotadas.
3. Faça um diagnóstico da conduta externa da empresa
Realizar um diagnóstico sobre a conduta externa da empresa é identificar como está sendo a comunicação e as interações com os clientes, parceiros e fornecedores. Essa análise é imprescindível, pois uma conduta inadequada pode resultar em prejuízos e também comprometer a imagem da organização no mercado onde atua.
Caso seja necessário, defina novos procedimentos de venda, otimizando o atendimento ao cliente e estabelecendo um padrão de qualidade nas interações feitas pelos integrantes da equipe de vendas.
4. Estabeleça uma política de organização compreensível
Em uma cultura de compliance, mais do que ter bem estipulados os códigos éticos e normas, é preciso criar uma estrutura interna para o recebimento e a apuração de queixas e denúncias, ou seja, um canal de comunicação anônimo.
O anonimato do canal deve ser garantido para que os colaboradores se sintam confortáveis e seguros para relatar abusos ou desvios sem que tenham receio de sofrer represália. O programa de compliance deve estar integrado também ao setor de recursos humanos e ao de TI em caso de necessidade de investigação de históricos on-line.
5. Promova treinamentos consistentes e de alto nível
Para que o programa de compliance gere os resultados esperados, todos os integrantes da equipe corporativa devem ter conhecimento das leis, normas e políticas empresariais que se aplicam à empresa, além de conhecer os tipos adequados de conduta no cotidiano corporativo.
Para garantir os resultados positivos esperados, é muito importante promover treinamentos personalizados para setores de alto risco, como os de finanças e contratos de negócios. Quando todos os funcionários têm um treinamento consistente, tornam-se mais capacitados para agir e, principalmente, reconhecer as condutas inadequadas dentro da empresa.
Vale lembrar que é imprescindível que os integrantes da equipe sejam conscientes e responsáveis na hora de tomar decisões em nome da empresa. Uma equipe de compliance visível e engajada é o segredo para um programa efetivo e bem-sucedido.
6. Realize um gerenciamento de problemas efetivo
É fundamental criar canais de comunicação exclusivos para que os funcionários possam transmitir seus relatos sem ser identificados, informando a situação que necessita de investigação ou fazer questionamentos.
Prováveis conflitos de interesses e condutas comerciais inadequadas podem ser alguns exemplos de possíveis problemas que resultam em impactos negativos para a empresa. Tudo isso contribui para a empresa entender melhor quais são os problemas e então propor uma solução de acordo com a política de compliance.
Para que o programa de compliance seja eficaz, todas essas etapas devem ser cumpridas e mantidas em um processo recorrente. Isso prevenirá comportamentos que não estejam de acordo com as regras e os padrões de conduta estipulados.
Uma vez incorporado à empresa, o programa de compliance se tornará uma importante ferramenta para a manutenção do bom funcionamento dela, minimizando riscos e potencializando resultados financeiros e operacionais consistentes.
E então, entendeu os seis passos para implementar um programa de compliance? Ainda tem alguma dúvida sobre o assunto? Compartilhe a sua opinião ou dúvida conosco nos comentários abaixo! E, para ficar por dentro de muitos outros assuntos como este, não deixe de nos seguir no Facebook, Twitter e LinkedIn!