7 dicas essenciais para um excelente planejamento orçamentário

Indubitavelmente, a consultoria na gestão dos negócios permite que empreendedores sejam mais bem norteados diante das diversas dificuldades enfrentadas pela carreira business, como crises econômicas, inflações, tributos e concorrência. Por isso, o consultor, indispensável na manutenção saudável das atividades empresariais, realiza uma das funções mais importantes nos negócios: o planejamento orçamentário.

Isso porque esse projeto de gestão auxilia na avaliação de todas as variáveis pertinentes à produtividade, lucros, gastos e investimentos do negócio, mediante elaboração de relatórios para a projeção de metas e custos a curto, médio e longo prazo.

Tudo, claro, devidamente embasado no histórico financeiro e econômico da empresa para que as decisões tomadas pelos sócios e gestores sejam as mais certeiras possíveis.

Quer conferir as principais dicas de como realizar sua consultoria de planejamento orçamentário de forma mais adequada para cada tipo de perfil empreendedor? Então, continue lendo este post!

1. Separe os planejamentos por departamento

À medida que a empresa elastece sua atuação no mercado, maiores são as demandas envolvidas em cada um dos departamentos internos da empresa. O que implica em maiores gastos e também ganhos advindos dessas fontes distintas.

Em razão disso, o planejamento orçamentário de sucesso deve-se pautar na elaboração de relatórios específicos que identifiquem, por exemplo, quais sãos os indicadores de desempenho de cada um dos departamentos durante períodos pré-estabelecidos.

Essa divisão permite que sócios e gestores compreendam as sutilezas de toda a entrada e saída financeira em cada setor da empresa e embasa melhor quais ações devem ser administradas. Afinal, por exemplo, o time de Recursos Humanos na empresa não demanda o mesmo tipo de recurso que a equipe de Tecnologia da Informação, certo?

2. Inclua o cálculo de Retorno sobre Investimentos (ROI) na apuração

O ROI é uma das métricas de orçamento mais utilizadas na execução de relatórios orçamentários. O cálculo, que é bastante simples de ser executado, demonstra de modo consistente a porcentagem de lucro oriunda de cada investimento realizado, conforme pode ser constatado pela fórmula matemática:

• ROI = [ (lucro líquido – investimento) / investimento ] * 100

Assim, por exemplo: imagine que uma loja de sapatos tenha investido R$ 1.500,00 na divulgação por meio da rádio desses produtos entre o período exato de um mês, obtendo um ganho líquido de R$ 4.780,00 em seu processo de vendas. Pela métrica do ROI, pode-se afirmar que a empresa conseguiu gerar um lucro de 218,6% sobre esse investimento.

Com isso, sócios e gestores conseguem definir quais medidas são mais benéficas à lucratividade do negócio e, por outro lado, quais devem ser evitadas, conforme os dados empíricos coletados ao longo do tempo.

3. Crie uma cultura de controle de metas para sócios e gestores

A cultura, nesse sentido, implica em incentivar os funcionários incumbidos na gestão a entender a importância do planejamento orçamentário dentro das atividades diárias da empresa. Por isso, é fundamental que os relatórios utilizados nessa aferição, como DRE Projetado, Projeção de Fluxo de Caixa e Projeção de Balanço Patrimonial, sejam constantemente consultados e, quando necessário, atualizados por sócios e gestores.

Dessa forma, cada decisão a ser tomada deve ser orientada pelas projeções de ganhos e custos já traçadas no planejamento orçamentário. Afinal, o uso desses históricos contábeis auxilia toda a equipe, por exemplo, na escolha de quais setores devem (ou não) receber maiores investimentos, de acordo com os demonstrativos de retorno financeiro ao longo das atividades do negócio (conforme exemplo dado acima).

4. Compare o desempenho de outras empresas (benchmark)

Como o planejamento orçamentário pauta-se em dados pretéritos contábeis relativos ao negócio, alguns setores mais dinâmicos da empresa, como o marketing, podem, muitas vezes, não conseguir obter a totalidade desses dados para conclusão de um planejamento completo.

Isso porque, no exemplo do marketing, esse departamento está constantemente lançando novos projetos — o que impede a aferição integral dos resultados, pois não foram sequer gerados.

Por esse motivo, nesses casos, o benchmark pode ser uma solução interessante à avaliação acessória pelo consultor, porque oferece uma visão alternativa de outras empresas (preferencialmente situadas no mesmo ramo e campo geográfico) que já adotaram medidas semelhantes com resultados financeiros registrados.

Assim, por exemplo: a análise das apostas em investimentos realizados por outra empresa em aparelhos tecnológicos à divulgação de seus produtos (ex.: vestuário feminino) nos últimos 13 meses pode ser uma boa forma de avaliar os riscos e ganhos, de modo geral, presentes nesse mercado de vendas.

É importante frisar que tais dados, como são pertinentes a negócios alheios, podem sofrer variações positivas ou negativas significativas, caso a estratégia seja efetivamente aplicada na empresa de seu cliente.

Afinal, o posicionamento mercadológico, a autoridade da marca e a qualidade do produto prestado jamais são idênticos. De qualquer forma, esse é um detalhe acessório interessante nas atividades de consultoria a ser considerado.

5. Tenha atenção ao capital de giro

Outra métrica relevante no planejamento é o capital de giro. Como esse montante pauta-se em demonstrar o capital mínimo para garantir a produtividade da empresa, o consultor deve estar igualmente atento às variações de oferta e procura do mercado, pois influenciam o capital de giro das empresas.

Isso porque a procura por determinados produtos ou serviços disponibilizados reduz significativamente em determinados períodos do ano, como as vendas da sorveteria durante o inverno.

Desse modo, o planejamento orçamentário cabal deve considerar tais mudanças de entrada e saída do negócio a fim de que as metas financeiras estejam de acordo com tais oscilações estacionais. Caso contrário, os negócio podem ser prejudicados com investimentos desnecessários ou insuficientes.

6. Realize revisões e atualizações orçamentárias

As constantes consultas e atualizações não são meros caprichos da contabilidade financeira de uma empresa, obviamente. A verdade é que essa prática recorrente permite a adequação do planejamento orçamentário de acordo com as variantes externas e internas do negócio, a fim de que o caminho para o alcance dos objetivos de seus sócios esteja sempre alinhado.

Dessa forma, por exemplo: suponha que o principal fornecedor da empresa consultada tenha aumentado consideravelmente os preços de venda atacadista sem qualquer motivo razoável para isso.

Tal medida implicaria, em primeiro lugar, na busca no atacado de outras empresas que possam oferecer produtos de qualidade semelhante, porém com menores custos. Caso seja celebrada uma nova contratação, as revisões e atualizações orçamentárias precisam necessariamente ser realizadas.

7. Automatize a gestão orçamentária de seus clientes

A automação do planejamento orçamentário permite uma apuração exata de todas as informações histórico-contábeis da empresa. Isso porque o uso tecnológico está isento de erros no cruzamento desses dados, além de realizar com maestria a elaboração de relatórios estatísticos e projeções contundentes de metas e custos futuros.

Assim, fica bem mais fácil a elaboração e a consulta do planejamento orçamentário no tocante aos ganhos e custos atuais e futuros dos negócios ao longo do tempo. Afinal, esse software oferece várias vantagens e garante a execução de diversas funcionalidades indispensáveis à gestão.

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